Si voleu imprimir etiquetes de correu d'una llista d'adreces que manteniu en un full de càlcul d'Excel, podeu utilitzar la funció Combinació de correspondència de Microsoft Word
Microsoft Excel és el lloc ideal per emmagatzemar la informació de contacte i adreça dels clients. Podeu organitzar fàcilment una llista de correu / llista d'adreces a Excel. Però imprimir etiquetes de correu, sobres, targetes de felicitació o qualsevol altra cosa podria ser una feina difícil.
Suposem que voleu enviar un correu massiu a una llista de correu que manteniu en un full de càlcul d'Excel, la millor manera de fer-ho és mitjançant la funció de combinació de correspondència de Microsoft Word. En crear un document de combinació de correspondència a Microsoft Word i enllaçar-lo a un full de treball d'Excel, podeu extreure les dades de la llista d'Excel a etiquetes imprimibles per enviar-les.
Com fer etiquetes de correu a Word des d'un full d'Excel
Amb la funció de combinació de correspondència de Microsoft Word, podeu crear un full d'etiquetes de correu des d'un full d'Excel que podeu imprimir. Si no sabeu com imprimir en massa les vostres etiquetes des d'Excel, llegiu aquesta guia pas a pas.
Prepareu la vostra llista de correu en Excel
Per crear i imprimir les etiquetes de correu, primer, heu de configurar correctament el vostre full de treball. Escriviu la capçalera de la columna a la primera cel·la de cada columna i ompliu la informació corresponent sota aquestes capçaleres. Com que volem crear etiquetes de correu, creeu una columna per a cada element que vulgueu afegir a les etiquetes (com ara nom, cognom, adreça, etc.).
Per exemple, si creeu etiquetes de correu a partir d'un full d'Excel, probablement tindria aquesta informació bàsica de contacte (com a encapçalaments de columnes):
- Nom
- Cognom
- Adreça
- ciutat
- Estat
- Codi ZIP
Vegeu la captura de pantalla a continuació:
Quan introduïu dades a Excel, desglosseu la informació en columnes individuals. Per exemple, en lloc de crear una sola columna de nom, dividiu el nom en columnes separades, com ara el títol, el nom, el segon nom i el cognom, cosa que facilitaria la fusió de dades amb un document de Word.
Quan introduïu dades, assegureu-vos que el vostre full de treball no contingui cap fila o columna buides. Deseu el full de treball un cop hàgiu acabat d'introduir les dades.
Anomena la llista de correu
Després de crear el conjunt de dades, doneu un nom a les dades presentades al full de treball. Per fer-ho,
Seleccioneu la llista d'adreces al full d'Excel, incloses les capçaleres. A continuació, aneu a la pestanya "Fórmules" i feu clic a "Definir nom" del grup Noms definits.
S'obrirà un quadre de diàleg nou, introduïu el nom al quadre "Nom" i feu clic a "D'acord". Si el nom té més d'una paraula, afegiu un guió baix (_) entre elles (no es permet l'espai ni el guionet).
Confirmeu el format del fitxer
Haureu de connectar el document de Word al full de treball d'Excel que conté una llista de correu per imprimir les vostres etiquetes. Si connecteu Word a Excel per primera vegada, haureu d'habilitar un format de conversió que us permetrà convertir fitxers entre els dos programes de Microsoft.
Per fer-ho, primer, obriu el programa Microsoft Word. Feu clic a la pestanya "Fitxer" i seleccioneu "Opcions" a la part inferior del panell esquerre.
S'obrirà una nova finestra "Opcions de paraula". En això, feu clic a "Avançat al panell esquerre i desplaceu-vos cap avall fins a la secció "General". Marqueu l'opció "Confirmar la conversió del format de fitxer a l'obertura" i feu clic a "D'acord". Això us permetrà importar fàcilment dades d'Excel.
Configureu el document de combinació de correspondència a Word
A continuació, heu de configurar el document d'etiqueta principal a MS Word per a les etiquetes de correu que voleu afegir.
Obriu un document de Word en blanc. Aneu a "Enviaments" i feu clic a la icona "Iniciar combinació de correspondència". A continuació, l'opció "Etiquetes" del desplegable.
També podeu triar l'opció "Auxiliar de combinació de correspondència pas a pas" que us guiarà durant el procés.
Apareixerà la finestra de diàleg "Opcions d'etiqueta", aquí podeu seleccionar el vostre proveïdor d'etiquetes i el número de producte. Estem escollint el fabricant d'etiquetes 3M com a proveïdor perquè aquesta és la marca que estem utilitzant. Però si utilitzeu un proveïdor concret, p. Avery, llavors pots triar-los.
A continuació, feu clic al botó "Detalls" a la cantonada inferior esquerra de la finestra Opcions d'etiqueta i s'obrirà un quadre de diàleg nou. Aquí podeu canviar els marges, l'alçada, l'amplada, el pas i la mida de l'etiqueta. Feu clic a "D'acord" després de fer els canvis.
Ara, la pàgina de Word apareixerà així:
Connecteu el full de treball a les etiquetes de la paraula
Ara, heu configurat etiquetes buides a Microsoft Word per rebre informació d'Excel. A continuació, hauríeu de connectar el document de Word al full de treball que conté la vostra llista de correu/adreces per transferir les dades a les vostres etiquetes.
Aneu a la pestanya "Enviaments" del document de Word i seleccioneu l'opció "Seleccionar destinataris". Al menú desplegable, feu clic a l'opció "Utilitza una llista existent".
Navegueu al full de càlcul d'Excel amb la llista de correu a la finestra Selecciona la font de dades, seleccioneu el fitxer i feu clic a "Obre".
Si veieu un quadre de diàleg Confirmar la font de dades, trieu els "Fitxers de base de dades OLE DB" i feu clic al botó "D'acord".
Apareixerà una altra finestra emergent anomenada Selecciona la taula. Si heu posat un nom a la vostra llista d'adreces (Customer_Mailing_List), seleccioneu-la i feu clic a "D'acord". Si no, seleccioneu el full de treball que conté la vostra llista i feu clic a "D'acord".
Com podeu veure, el document de Word ara s'omple amb etiquetes d'adreces que diuen "«Next Record»».
Edita la llista de destinataris per a la combinació de correu
Feu clic a l'opció "Edita la llista de destinataris" a la pestanya "Enviaments".
Apareixerà la finestra "Destinataris de combinació de correu" amb una llista de tots els destinataris de la vostra llista d'adreces. Tots seran seleccionats per defecte. Aquí podeu ordenar, filtrar, afegir o eliminar destinataris de la vostra llista.
Desmarqueu la casella de selecció que hi ha al costat dels noms dels destinataris que no voleu a les vostres etiquetes.
Afegeix camps de combinació de correspondència
Ara, heu d'afegir camps de combinació de correspondència al document abans de poder acabar la combinació. Quan afegiu camps de combinació de correspondència a les vostres etiquetes, aquests camps es convertiran en marcadors de posició per a les capçaleres de columna del vostre full de treball. Un cop feta la fusió, els marcadors de posició es substituiran per les dades de la vostra llista de correu d'Excel.
Per afegir camps de combinació de correspondència, feu clic al "Bloc d'adreces" del grup Escriure i inserir camps a la pestanya Correu.
Aquí, podeu especificar el format adequat perquè el nom del destinatari aparegui a l'etiqueta. Veu una vista prèvia del patró d'adreça seleccionat a la secció "Vista prèvia". Feu clic a "D'acord" per afegir els camps.
Si falten parts del vostre bloc d'adreces o no coincideixen amb el format d'adreça escollit, això significa que els encapçalaments de columna de la vostra llista d'adreces a Excel varien dels camps predeterminats de combinació de correspondència de Word. Feu clic al botó "Coincidir amb camps" per fer coincidir els camps correctes amb els camps necessaris per al bloc d'adreces.
A la finestra "Concorda amb camps", comproveu si els camps obligatoris per al bloc d'adreces coincideixen amb la columna del vostre llibre de treball. Si no, feu clic al botó desplegable que hi ha al costat del camp requerit i feu-lo coincidir amb un encapçalament de columna del vostre fitxer Excel. Un cop hàgiu acabat, feu clic a "D'acord".
Ara, "«AddressBlock»» apareixerà a la primera etiqueta del vostre document.
A continuació, heu de copiar el format de l'etiqueta i la disposició de la primera etiqueta (<>) a la resta d'etiquetes del document de Word. Per fer-ho, feu clic a "Actualitza les etiquetes" a la subfinestra Escriure i inserir a la pestanya Enviaments.
Realitzeu la combinació de correspondència
Abans de combinar el document de Word i el fitxer Excel, fem una ullada a com es veuran les etiquetes acabades.
Per revisar els resultats, trieu l'opció "Previsualitza els resultats" de la barra superior.
Ara, podeu realitzar la combinació de correspondència real.
Podeu formatar l'etiqueta que es previsualitza actualment a la pestanya Inici. Fins i tot podeu canviar el tipus de lletra de les etiquetes, la mida de la lletra, el color de la lletra, etc. al vostre gust. Un cop hàgiu acabat de formatar l'etiqueta amb vista prèvia, feu clic a "Actualitza les etiquetes" a la pestanya Enviaments per aplicar el format a totes les etiquetes.
Per realitzar la fusió, aneu a la pestanya "Enviaments", feu clic a l'opció "Finalitza i fusiona" al grup Finalitza. Seleccioneu l'opció "Edita documents individuals" al menú desplegable.
Se us demanarà una petita finestra emergent anomenada "Combina amb un document nou". En això, seleccioneu "Tots" a Combina els registres i feu clic a "D'acord" per acabar.
Ara la informació de la vostra llista d'adreces es transferirà a les vostres etiquetes i apareixerà un nou document amb les etiquetes de correu de la vostra llista d'adreces d'Excel. Ara podeu editar, formatar, imprimir i desar aquest document d'etiqueta com qualsevol altre document de Word.
Consell de bonificació: Afegeix vores a les Etiquetes
És difícil tallar les etiquetes sense vores. Per afegir vores, feu clic a la icona més (+) a la part superior esquerra dels textos.
Ara totes les etiquetes del document estan seleccionades, feu clic a la icona "Bordes" al menú flotant i feu clic a "Totes les vores" de les opcions.
Immediatament, veureu vores entre les diferents etiquetes.
Tot el que queda per fer ara és imprimir les teves etiquetes, tallar-les, enganxar-les als correus i enviar-les.