Programeu reunions importants perquè hi puguin assistir tots els membres
Plataformes de col·laboració com Microsoft Teams han canviat completament el joc del treball remot, i amb raó. Moltes organitzacions estan passant dels correus electrònics a aplicacions com Microsoft Teams per a la comunicació entre companys a causa de les meravelloses funcions que ofereixen aquestes plataformes.
Una d'aquestes característiques que ofereix Microsoft Teams que els usuaris de tot el món estimen és la possibilitat de celebrar reunions programades a la plataforma. A més de les reunions ad hoc, els usuaris també poden programar reunions. Anteriorment, només els subscriptors de Microsoft 365 Business podien celebrar reunions privades o de canal programades. Però ara Microsoft també ha afegit l'opció per als usuaris de Microsoft Teams Free. I programar reunions a Teams amb membres de l'organització i amb persones aliens (generalment coneguts com a convidats al món de reunions de Microsoft Teams) és tan fàcil com pot ser.
Com programar una reunió si sou un usuari gratuït de Microsoft Teams
Obriu l'aplicació d'escriptori de Microsoft Teams o aneu a teams.microsoft.com. Seleccioneu l'opció "Reunions" a la barra de navegació de l'esquerra.
Nota: Si no hi ha cap opció de "Reunions", proveu d'actualitzar l'aplicació d'escriptori de Microsoft Teams, ja que la nova opció només s'ha començat a implementar. Si l'actualització a la darrera versió encara no mostra l'opció, l'únic que queda és esperar que la funció s'instal·li.
S'obrirà la pestanya Reunions. Veureu dues opcions: "Reuneix ara" i "Programa una reunió". Feu clic a "Programar una reunió" per obrir la finestra del programador.
Doneu un títol a la vostra reunió i especifiqueu una data i una hora per a la durada de la reunió. A continuació, feu clic al botó "Programar".
Els equips programaran la reunió. A la pantalla apareixeran algunes opcions per compartir la invitació. Podeu compartir la informació de la reunió copiant-la i enviant l'enllaç per correu electrònic o qualsevol aplicació de missatgeria, o podeu enviar la invitació mitjançant Google Calendar o Outlook Calendar creant un esdeveniment. Trieu la vostra opció desitjada.
Nota important: No us salteu aquest pas sense, almenys, copiar la informació de la reunió. Un cop tanqueu aquesta finestra, no podreu tornar a accedir a la informació. També hauríeu de tenir l'enllaç de la reunió a mà si decidiu no crear un esdeveniment de calendari, ja que actualment Microsoft Teams no té un calendari integrat perquè els usuaris gratuïts facin un seguiment de les reunions programades. És a dir, no podreu unir-vos a la reunió ni convidar altres persones a la reunió que acabeu de programar si ometeu aquest pas.
Actualment, els usuaris gratuïts només poden celebrar reunions programades de manera privada i no als canals. Per tant, només les persones amb l'enllaç d'invitació a la reunió poden unir-se a la reunió.
Com programar una reunió si sou un usuari empresarial de Microsoft 365
Els subscriptors de Microsoft 365 Business poden programar una reunió des de l'aplicació Microsoft Teams o també poden utilitzar Outlook per programar una reunió a Teams.
Programeu una reunió de Microsoft Teams
Obriu l'aplicació d'escriptori Microsoft Teams o aneu a teams.microsoft.com i inicieu la sessió amb el vostre compte de Microsoft. A continuació, seleccioneu l'opció "Calendari" a la barra de navegació de l'esquerra.
Al calendari, feu clic al botó "Nova reunió" per programar una reunió.
S'obrirà la pantalla per crear una reunió nova. Afegiu un títol de reunió i, a continuació, escriviu els noms dels assistents al quadre "Afegeix els assistents necessaris" per convidar persones.
Si voleu que algú de fora de la vostra organització s'uneixi a la reunió, escriviu la seva adreça de correu electrònic al quadre per enviar-li un enllaç d'invitació a la reunió.
Després d'haver afegit tots els assistents, establiu l'hora de la reunió. També podeu utilitzar l'"Assistent de programació" per trobar temps lliure al calendari de tothom per establir una hora per a la reunió que funcioni per a tothom.
Microsoft Teams també permet que la reunió es repeteixi en un horari determinat. Trieu l'opció adequada al menú desplegable. Si no voleu repetir la reunió, deixeu l'opció "No es repeteix".
A continuació, hi ha la configuració de "Afegeix un canal" que determina la configuració de privadesa de la reunió. Manteniu-lo buit per mantenir la vostra reunió privada. Per obrir la reunió als membres de l'equip, seleccioneu un canal. També podeu triar diversos canals per a la reunió.
La reunió es publicarà al canal que trieu a la pestanya "Publicacions", on els membres de l'equip poden establir agendes, compartir fitxers o afegir els seus comentaris.
Feu clic al botó "Enviar" o "Desa" (el que aparegui en funció de si hi ha assistents a la vostra llista) per programar la reunió.
Programeu una reunió d'equips des d'Outlook
Els usuaris també poden programar una reunió d'equips des de Microsoft Outlook. Obriu l'aplicació Outlook i canvieu a la vista del calendari. Feu clic a la icona "Calendari" a la part inferior del panell de navegació esquerre per canviar.
De manera predeterminada, Microsoft Teams té el complement d'Outlook. Feu clic a la "Reunió d'equips nous" a la vista del calendari d'Outlook.
S'obrirà la pantalla per programar una reunió. Establiu el nom de la reunió, afegiu assistents als quals enviar invitacions a la reunió, configureu l'hora de la reunió i feu clic al botó "Enviar" per enviar la invitació a la reunió.
Nota: Actualment, els usuaris poden programar reunions des d'Outlook, però no poden tenir-les a cap canal.
Fer reunions a Microsoft Teams és molt convenient. Els usuaris poden programar reunions des de Microsoft Teams o mitjançant l'aplicació Outlook. Els usuaris d'equips amb una subscripció a Microsoft 365 Business també poden utilitzar un assistent de programació que permet als usuaris trobar un moment per a la reunió que funcioni per a tothom.
El programador per als usuaris de Microsoft Teams Free és bastant bàsic en aquest moment, però com que és una característica recentment implementada, potser rebrà actualitzacions importants en els propers mesos. També podeu enviar un enllaç d'invitació a persones que no formen part de la vostra organització perquè puguin unir-se a la reunió com a "convidats".