El format condicional us permet ressaltar dades importants i aplicar un format específic a les cel·les que compleixen determinats criteris.
El format condicional d'Excel és una característica potent que us permet canviar el format de les cel·les en funció d'una condició (o criteris). El format condicional ajuda a ressaltar, emfatitzar o diferenciar les dades emmagatzemades en un full de càlcul Excel.
Totes les regles de format condicional es basen en una lògica simple: si les condicions són certes, s'aplicarà un format específic; si les condicions són falses, no s'aplicarà el format.
El format condicional us ajuda a ressaltar les dades importants d'un conjunt de dades, a emfatitzar les anomalies i a visualitzar dades mitjançant barres de dades, colors i conjunts d'icones. En aquest tutorial, explorarem com aplicar un format condicional per ressaltar cel·les o intervals de cel·les en funció d'una condició.
Com aplicar el format condicional d'Excel
Per exemple, vostè és l'encarregat de gestionar una gran llista d'inventari amb diversos articles i la seva respectiva quantitat en estoc. I si la quantitat en estoc d'un article en particular baixa per sota, diguem-ne 50, és important que ho hàgiu de saber perquè pugueu reposar-lo.
Si aquesta llista d'inventari té un conjunt de dades amb centenars de files, no és gaire efectiu cercar fila per fila per veure si hi ha números en aquesta columna que estiguin per sota de "50". Aquí és on la funció de format condicional és útil. Amb uns quants clics amb el ratolí, podeu ressaltar tots els valors d'una columna que sigui inferior a "50".
Format condicional amb regles de ressaltat
En el nostre exemple, tenim un full de treball que conté els registres de vendes d'alguns productes. volem destacar la quantitat que és inferior a 500 en vendes.
Per fer-ho, primer seleccioneu l'interval de cel·les al qual voleu aplicar una regla (condició). En el nostre exemple, volem destacar la quantitat que és inferior a 500 a la columna "Import", de manera que seleccioneu la columna D. Podeu ressaltar valors en un interval de cel·les o en diversos intervals de cel·les, o fins i tot en un full sencer.
A continuació, aneu a la pestanya "Inici" i feu clic a "Format condicional". Seleccioneu "Resalta les regles de les cel·les" al menú desplegable i com que volem trobar menys de 500 valors, feu clic a l'opció "Menys de". Excel ofereix set regles destacades preestablertes. Podeu utilitzar qualsevol d'ells per destacar dades.
A continuació, apareixerà un quadre de diàleg "Menys de". En això, introduïu "500" al quadre "Format cel·les que són MENYS QUE" i seleccioneu el format per destacar al menú desplegable que hi ha al costat.
Ara, les cel·les que contenen menys de 500 en els seus valors es ressaltaran en el format escollit.
Vegem com destacar els valors que contenen una cadena de text específica. En l'exemple següent, volem destacar tots els empleats de Nova Gal·les del Sud (NSW).
Per fer-ho, aneu a la pestanya Inici -> Format condicionat -> Regles de ressaltat de cel·les -> Text que conté.
Podeu utilitzar altres opcions al menú desplegable horitzontal "Reglas de cel·les de ressaltat" per ressaltar els valors duplicats, les dates, superiors a, iguals a o entre els valors.
Al quadre de diàleg Text que conté, introduïu "NSW" al quadre i trieu el format i feu clic a "D'acord".
El resultat:
Format condicional amb regles superior/inferior
Les regles superior/inferior són unes altres regles de format condicional preestablertes integrades útils disponibles a Excel. Aquestes regles us permeten cridar l'atenció sobre el nombre d'elements superior (n), el nombre de percentatge superior (n), el nombre d'elements inferior (n), el nombre de percentatge inferior (n) o els valors de les cel·les que estan per sobre mitjana o per sota de la mitjana.
Suposem que teniu la nota d'un estudiant en un full de càlcul i voleu esbrinar els 10 millors resultats (les 10 millors classificacions) d'aquesta llista. Amb el format condicional, podeu ressaltar les 10 marques principals o les 15 principals, o qualsevol (n) nombre d'elements principals. Per ressaltar els 10 elements principals d'un interval de cel·les, primer, seleccioneu l'interval (Total) a la taula.
A continuació, aneu a "Format condicionat", amplieu "Regles superior/inferior" i seleccioneu l'opció "Els 10 elements principals...".
Al quadre de diàleg "Els 10 millors elements", canvieu el nombre de classificacions amb fletxes petites al camp esquerre. Si voleu ressaltar els 20 primers rangs (nota total) a la vostra llista de notes, establiu el número a 20. El valor predeterminat ja és 10, així que el mantingueu. Trieu el format de la cel·la al camp dret i feu clic a "D'acord"
Les 10 primeres marques de la columna "Total" es destaquen tal com es mostra a continuació.
Suposem que voleu trobar notes per sota de la mitjana a la columna "Examen 1" del mateix full de notes. Per fer-ho, aneu a la pestanya Inici ->Format condicional ->Regles superior/inferior ->Per sota de la mitjana.
Podeu configurar el vostre propi format condicional en lloc de triar una de les condicions predefinides. Per crear el vostre propi format, seleccioneu l'opció "Format personalitzat" a la finestra "Per sota de la mitjana".
S'obrirà una nova finestra de format de cel·les, aquí podeu personalitzar les vostres cel·les de format. Estem seleccionant un color taronja per ressaltar les notes per sota de la mitjana. Un cop hàgiu acabat, feu clic a "D'acord" dues vegades per veure el resultat.
El resultat:
Aplicar barres de dades
Les barres de dades són simplement barres horitzontals a les vostres cel·les. La mida de la barra és relativa al valor de la cel·la respectivament al valor d'altres cel·les de l'interval seleccionat. Això significa que el valor de la barra curta és baix en comparació amb altres valors de cel·la i una barra llarga significa que el valor és alt en comparació amb altres valors de cel·la.
Primer, seleccioneu el rang de cel·les que voleu visualitzar amb les barres de dades.
A continuació, aneu a "Format condicional" a la pestanya "Inici", a continuació, expandiu "Barres de dades" al menú desplegable i trieu la vostra elecció de la barra de dades.
La diferència entre el format de la barra de dades i altres formats és que es mostra a totes les cel·les en lloc de complir una condició específica.
Aplicar escales de color
Les escales de color són molt semblants a les barres de dades perquè totes dues correlacionen el valor de la cel·la individual amb el valor d'altres cel·les de l'interval seleccionat. Tanmateix, les barres de dades visualitzen el valor de la cel·la per la longitud d'una barra, mentre que les escales de color ho fan amb degradats de color.
Cada opció d'escala de colors utilitza patrons de degradat de dos o tres colors. Un color s'assigna als valors més alts, un altre color s'assigna als valors més baixos i tots els altres valors entremig obtenen una barreja d'aquests dos colors.
Per a això, utilitzarem el mateix exemple que hem utilitzat per a les barres de dades. Seleccioneu l'interval de cel·les, aneu a Inici -> Format condicional -> Escales de color. A continuació, trieu un rang de colors al menú desplegable horitzontal Escales de colors.
Quan escollim el primer rang de colors, el color vermell s'assigna al valor més baix, el color verd s'assigna al valor més alt i tots els valors entremig són colors assignats que són una barreja de colors vermell i verd (com es mostra a continuació). Com que el groc es fa combinant el vermell i el verd a la mateixa intensitat, s'assignen les cel·les amb valors mitjans.
Aplica els conjunts d'icones
Els conjunts d'icones són un altre mètode per visualitzar les dades dins de cada cel·la i correlacionar les cel·les entre si.
Seleccioneu les cel·les i feu clic a Inici -> Format condicional -> Conjunts d'icones. Podeu triar qualsevol d'aquests conjunts d'icones que siguin més adequats a les vostres necessitats. Per al nostre exemple, triarem la primera opció a Direccional.
Fletxes vermelles, grogues i verdes que indiquen articles de preu baix, mitjà o alt, respectivament.
Elimina el format condicional
Per eliminar el format condicional, torneu a l'opció "Format condicional" a la pestanya "Inici" i feu clic a "Esborra les regles". A continuació, trieu quines regles voleu esborrar.
Escollirem "Esborra les regles de tot el full" per eliminar tot el format condicional del full de treball.
Ara, heu après a utilitzar el format condicional per formatar cel·les amb la condició preestablerta d'Excel.