Teniu sales d'espera a les vostres reunions per mantenir-les segures i lliures de molèsties
Les sales d'espera són una característica molt cobejada a l'ecosistema de conferències virtuals. Protegeixen les vostres reunions de qualsevol contratemps de seguretat, com ara que persones no desitjades cauen i interrompin tota la reunió. L'extensió del desastrós que podria ser es va veure completament clar a principis d'any en forma de Zoombombings.
Des d'aleshores, tots els amfitrions, tant si estan organitzant reunions professionals com classes, s'han adonat de la importància d'una sala d'espera.
Què és una sala d'espera?
Una sala d'espera en un ecosistema de reunions virtuals és una mena d'amortidor. Tots els participants de la reunió passen per ella abans de ser admesos a la sala de reunions. L'amfitrió de la reunió té un control total sobre qui admetre a la reunió. D'aquesta manera, els convidats no convidats no poden entrar a la reunió. Com podeu veure, són altament funcionals i necessaris per protegir les vostres reunions.
Com utilitzar una sala d'espera a Webex
Els usuaris de Webex han demanat des de sempre una sala d'espera o vestíbul a les reunions on els participants poden esperar abans d'unir-se a la reunió. Anteriorment, podríeu tenir una sala d'espera a les sales de reunions personals, però no a les reunions programades. Però la versió 40.9 de Webex Meeting ho ha canviat.
Com utilitzar la sala d'espera en una sala de reunions personal
Cada usuari de Webex té una sala de reunions personal a Webex que té un enllaç personalitzable i mai caduca. És únic per a tu i sempre està disponible; no cal reservar-lo prèviament per utilitzar-lo. Totes les reunions improvisades que tingueu a Webex tenen lloc en aquesta sala de reunions personals.
Ara, per defecte, les reunions en una sala personal tampoc tenen sala d'espera. Però podeu configurar la configuració per tenir-ne un. Webex té l'opció de bloquejar les reunions. Quan una reunió està bloquejada, tots els participants que intentin unir-s'hi entren al vestíbul. Llavors, l'amfitrió els pot deixar entrar si vol.
Per bloquejar una reunió de sala personal, aneu a la barra d'eines de la reunió i feu clic a la icona "Més opcions" (menú de tres punts).
A continuació, activeu el commutador de l'opció "Bloquejar la reunió" del menú.
Qualsevol participant que s'uneixi després de bloquejar la reunió haurà d'esperar al vestíbul. Rebràs una notificació a la teva pantalla que hi ha participants esperant al vestíbul. Feu-hi clic per veure la llista.
Podeu admetre-los tots amb un sol clic seleccionant-los tots, o només admetre els participants que voleu deixar entrar. Seleccioneu els participants i feu clic al botó "Admet".
Ara, haureu de fer-ho per a cada reunió de la sala personal que vulgueu bloquejar. Però tenint en compte que seràs el primer a la reunió ja que és improvisada, no és gaire problema. Aquesta solució és perfecta per a persones que potser no volen una sala d'espera a cada reunió.
Però per a les persones que volen la funcionalitat de la sala d'espera per defecte en totes les reunions, hi ha una altra manera. La configuració d'aquesta petita configuració bloqueja automàticament totes les reunions de la sala personal tan aviat com s'inicien.
Aneu a webex.com i inicieu sessió al vostre espai Webex Meeting. Al menú de navegació de l'esquerra, feu clic a "Preferències".
A continuació, aneu a "La meva habitació personal".
S'obrirà la configuració personal de l'habitació. Desplaceu-vos cap avall fins a la configuració "Bloqueig automàtic". A continuació, feu clic a la casella de selecció que hi ha al costat per seleccionar-la.
Quan el seleccioneu, es podrà fer clic al menú desplegable del temps. Feu-hi clic i seleccioneu "0" de les opcions.
A continuació, feu clic al botó "Desa".
Ara totes les vostres sales de reunions personals tindran una sala d'espera per defecte.
Nota: Per poder admetre persones del vestíbul en una reunió bloquejada, hauríeu d'utilitzar l'aplicació d'escriptori Webex Meetings, l'aplicació d'escriptori Webex Teams o l'habitació o el dispositiu d'escriptori registrats al núvol de Cisco Webex. En cas contrari, no podreu admetre persones sense desbloquejar la reunió.
Com utilitzar una sala d'espera amb una reunió programada
Per a reunions programades, tenir una sala d'espera és especialment important. Si altres participants arriben abans que l'amfitrió, haurien d'estar a la sala d'espera des d'on l'amfitrió els pot deixar entrar.
Però anteriorment, no podríeu tenir aquesta funcionalitat de sala d'espera en una reunió programada a Webex. Els participants que van arribar abans que l'amfitrió no van poder unir-se a la reunió si la reunió estava bloquejada. Van haver de refrescar i intentar unir-se de nou a la reunió després que arribés l'amfitrió. Com us podeu imaginar, això no és gens intuïtiu. Com pot saber un participant de l'arribada de l'amfitrió a la reunió?
Però a partir de Webex 40.9, podeu tenir una sala d'espera per als convidats a les reunions programades. Els convidats són usuaris que no han iniciat la sessió als seus comptes de Webex o usuaris externs que no tenen cap compte de Webex al vostre lloc. Així, els convidats que arribin abans que l'amfitrió hauran d'esperar a la sala de reunions. Però qualsevol membre de l'organització que arribi abans que l'amfitrió es podrà unir directament.
Aneu a webex.com i inicieu sessió al vostre espai de reunió. A continuació, aneu a "Reunions" al menú de navegació de l'esquerra.
Feu clic al botó "Programar" per programar una nova reunió.
O també podeu editar una reunió programada prèviament amb la nova configuració. Obriu la reunió i feu clic al botó "Edita".
Aleshores, després de programar la reunió com ho faríeu, desplaceu-vos cap avall i feu clic a "Mostra les opcions avançades".
Algunes opcions s'ampliaran a sota. Feu clic a "Opcions de programació".
A Opcions de programació, aneu a "Reunions desbloquejades". La configuració predeterminada d'aquesta opció és "Els convidats poden unir-se a la reunió". Feu clic al botó d'opció "Els convidats esperen al vestíbul fins que l'amfitrió els admet" per seleccionar-lo.
Ara, igual que amb la configuració de la vostra sala de reunions personal, veureu l'opció de "Bloqueig automàtic". Pot ser que us pregunteu per què no podeu bloquejar la reunió per habilitar la sala d'espera com passa amb les sales de reunions personals.
Tan sols bloquejar la reunió sense habilitar la configuració anterior no crearà una sala d'espera per als convidats que arribin abans que l'amfitrió. En canvi, entrarien directament a la reunió. Per tant, habilitar l'opció anterior és important. Però també és important recordar que només crea una sala d'espera fins que t'has unit a la reunió. Per crear una sala d'espera per després, heu de bloquejar la reunió.
Ara, podeu activar el "Bloqueig automàtic" mentre programeu la reunió, o podeu bloquejar la reunió des de la barra d'eines de la reunió després d'haver-se unit a la reunió; depèn completament de tu. Un cop tancada la reunió, tots els participants, convidats i membres de l'organització haurien de passar per la sala d'espera.
Finalment, feu clic al botó "Desa" o "Programa".
Per a les reunions programades, no hi ha cap opció genèrica que creï una sala d'espera per a cada reunió. Haureu de realitzar aquests passos per a cada reunió que programeu.
Les sales d'espera en una reunió virtual són molt importants per evitar contratemps. I tot i que podeu tenir una sala d'espera a les reunions de Webex, la mecànica no és tan senzilla i directa. Però un cop sàpigues com fer-ho, pots assegurar-te que les teves reunions siguin tan segures com haurien de ser.