Podeu comprovar si hi ha errors ortogràfics en una sola cel·la, diverses cel·les, un full de treball sencer, diversos fulls de treball o tot el llibre de treball d'Excel.
La majoria de la gent sap sobre les funcions de correcció ortogràfica i de correcció automàtica de Microsoft Word i Powerpoint, però sabeu que MS Excel també facilita la funcionalitat de correcció ortogràfica. No és tan potent i avançat com el de Word, però ofereix funcions bàsiques de correcció ortogràfica. Us permet comprovar l'ortografia de les paraules a les cel·les dels fulls de treball i assegurar-vos que els vostres fulls estan lliures d'errors.
A diferència de Microsoft Word i PowerPoint, Excel no verifica automàticament si hi ha problemes gramaticals ni comprova l'ortografia mentre escriviu (subratllant-los en vermell). MS Excel només us notificarà els errors ortogràfics quan executeu la funcionalitat de correcció ortogràfica manualment. A més, Excel no verifica els errors gramaticals.
La majoria de vegades, ignorem els errors ortogràfics a Excel, perquè sovint treballem amb números i fórmules. Però de vegades, cal comprovar si heu comès errors ortogràfics en crear alguns informes i conjunts de dades que poden tenir textos com ara etiquetes de columnes i files o en un full de treball sencer. Aprenem a realitzar una correcció ortogràfica en una sola cel·la, diverses cel·les, un full de treball sencer, diversos fulls de treball alhora o tot el llibre de treball.
Com fer la verificació ortogràfica en Excel
Podeu realitzar fàcilment una correcció ortogràfica a Microsoft Excel seguint aquests passos:
Hi ha dues maneres d'executar la funció de correcció ortogràfica a Excel: podeu accedir a l'eina des de la cinta d'Excel o mitjançant la drecera del teclat.
Primer, obriu un full de càlcul amb alguns errors ortogràfics i seleccioneu qualsevol cel·la. Aneu a la pestanya "Revisió", feu clic al botó "Ortografia" a l'esquerra del grup de correcció de la cinta d'Excel.
Alternativament, també podeu prémer la tecla de funció de drecera F7 per obrir el quadre de diàleg Ortografia. Si seleccioneu una sola cel·la del full de càlcul, Excel comprovarà automàticament si hi ha errors ortogràfics a tot el full de càlcul actual.
De qualsevol manera, obrirà el quadre de diàleg Ortografia. Excel començarà a comprovar els errors ortogràfics al vostre full de treball i us proporcionarà suggeriments per a l'ortografia correcta.
Al quadre de diàleg Ortografia, trieu un suggeriment del quadre "Suggeriments:" i feu clic al botó "Canvia" per corregir l'error ortogràfic de la paraula. Després de corregir aquesta ortografia, passarà al següent error. Aquest quadre només apareixerà per a les cel·les amb paraules mal escrites. Aquí, triarem la primera paraula "Probabilitat" de la llista de suggeriments per substituir la paraula mal escrita "Probabilitat" i fer clic al botó "Canvia".
Un cop s'hagi corregit tota l'ortografia, Excel us mostrarà la "Revisió ortogràfica completada". Estàs a punt de marxar' missatge. Feu clic a "D'acord" al quadre de sol·licitud per continuar.
L'Excel us mostrarà el quadre de diàleg Ortografia només si s'han trobat errors al full. Si no s'ha trobat cap error, Excel us mostrarà el mateix missatge anterior.
Si la funció de correcció ortogràfica no funciona (és a dir, el botó "Ortografia" de la pestanya Revisió està en gris), probablement sigui perquè el vostre full de càlcul està protegit. "Desprotegeu" el vostre full de treball abans de comprovar si hi ha errors ortogràfics.
Diferents opcions d'ortografia Quadre de diàleg
Abans d'aprendre a realitzar la verificació ortogràfica de cel·les, fulls de treball sencers, diversos fulls de treball o tot el llibre de treball, hauríem d'entendre les diferents opcions del quadre de diàleg Ortografia i com personalitzar-les. Heu de triar les opcions adequades a l'hora de corregir paraules.
Les següents són algunes de les funcions que veureu al quadre de diàleg Ortografia:
- Ignorar una vegada - Quan la correcció ortogràfica troba una paraula que identifica com a error i la paraula és correcta per als vostres propòsits, feu clic al botó "Ignora una vegada" per ignorar el suggeriment d'error de correcció ortogràfica actual. Per exemple. Noms, adreces, etc.
- Ignorar-ho tot – Feu clic a aquesta opció si voleu ignorar totes les instàncies de les paraules mal escrites actuals i conservar els valors originals. Per exemple, si el mateix nom es repeteix diverses vegades, fer clic en aquesta opció saltarà totes aquestes paraules sense canviar-les i us estalviarà temps.
- Afegeix al diccionari - Si Excel considera la paraula actual com un error, però és una paraula correcta i la que utilitzeu amb força freqüència, podeu afegir aquesta paraula mal escrita al diccionari de Microsoft Excel, sempre que la paraula s'utilitzi correctament. Això farà que la paraula sigui part del diccionari de MS i no es marcarà com a error en el futur en cap llibre de treball, així com en altres productes de Microsoft.
- Canvia – Quan es detecta un error de correcció ortogràfica, Excel us mostrarà una llista de suggeriments. Seleccioneu una de les paraules suggerides i feu clic a aquest botó per substituir la paraula mal escrita seleccionada actualment per la correcta.
- Canvia tot – Aquesta opció substituirà totes les ocurrències d'una paraula mal escrita així com l'actual pel suggeriment seleccionat.
- Correcció automàtica – Si feu clic a aquesta opció, Excel es corregirà automàticament la paraula mal escrita amb el vostre suggeriment seleccionat. A més, afegirà la paraula a la llista de correcció automàtica, el que significa que si escriviu la mateixa paraula mal escrita en el futur, Excel la convertirà automàticament en el suggeriment seleccionat.
- Idioma del diccionari – Podeu canviar l'idioma del diccionari d'Excel mitjançant aquest menú desplegable.
- Opcions – Aquest botó us portarà a "Opcions d'Excel" on podeu revisar o modificar la configuració predeterminada de la correcció ortogràfica en conseqüència.
- Desfer l'últim – Feu clic a aquest botó per revertir la darrera acció.
Personalització de la configuració de la correcció ortogràfica d'Excel
Si voleu canviar la configuració predeterminada de la correcció ortogràfica a Excel, feu clic a "Opcions" al quadre de diàleg Ortografia o aneu a la pestanya "Fitxer" i feu clic a "Opcions".
A la pestanya Correcció de les Opcions d'Excel, trobareu la configuració predeterminada de la correcció ortogràfica que podeu personalitzar segons les vostres necessitats i requisits.
Excel ignora les paraules que estan en majúscules (HEETHEN), el text que conté números (Rage123), les adreces IP/fitxers o els codis d'Internet i no es consideraran com un error. A més, marca les paraules repetides com a error. Per exemple, si escriviu "Hola al meu petit amic", marcarà el "a" addicional com a error. Podeu activar o desactivar aquestes opcions si voleu.
Si voleu afegir o editar el diccionari d'Excel, feu clic a l'opció "Diccionaris personalitzats".
A continuació, per editar la llista de paraules als diccionaris personalitzats, seleccioneu "CUSTOM.DIC" a Llista de diccionaris i feu clic al botó "Edita la llista de paraules...".
Introduïu la paraula que voleu afegir al diccionari al camp "Paraules" i feu clic a "Afegeix". Si voleu eliminar una paraula ja afegida de la llista, seleccioneu una paraula i feu clic a "Suprimeix" o "Suprimeix-ho tot" per eliminar totes les paraules. A continuació, feu clic a "D'acord" dues vegades per tancar els dos diàlegs.
A més, cap paraula afegida als diccionaris personalitzats no es marcarà com a error en cap altre producte de Microsoft. Si heu afegit una paraula al diccionari personalitzat d'Excel, no es considerarà un error a Word o Powerpoint i viceversa.
Si voleu canviar la configuració de la correcció automàtica, feu clic a "Opcions de correcció automàtica" a Opcions d'Excel.
Aquí podeu personalitzar la configuració de la correcció automàtica.
Quan escriviu, sovint podeu escriure malament algunes paraules diverses vegades al vostre full de treball. Podeu corregir aquests errors afegint aquestes paraules a la vostra llista de correcció automàtica. D'aquesta manera, Excel corregirà aquestes paraules mentre escriviu.
Per fer-ho, introduïu la paraula mal escrita a la secció "Substitueix" i seleccioneu la paraula correcta de la llista següent o introduïu-la a la secció "Amb". A continuació, feu clic a "D'acord" per aplicar.
Comproveu l'ortografia d'una sola cel·la/text a Excel
Excel us permet comprovar si hi ha errors ortogràfics en un valor de cel·la (Word).
Per comprovar l'ortografia de qualsevol cel·la en un document Excel, seleccioneu la cel·la i feu-hi doble clic o premeu F2 per entrar al mode d'edició. Assegureu-vos que esteu en el mode d'edició a la cel·la. Si esteu en mode d'edició, posareu el cursor de text a la cel·la i "Edita" a la barra d'estat a l'extrem inferior esquerre de la finestra d'Excel (com es mostra a continuació).
A continuació, feu clic al botó "Ortografia" a la pestanya Revisió o premeu F7.
Si l'Excel troba errors ortogràfics, mostrarà el quadre de suggeriments, en cas contrari, mostrarà un missatge amb el missatge "La correcció ortogràfica s'ha completat".
Seleccioneu la paraula correcta i feu clic a "Canvia" per corregir l'ortografia. A continuació, feu clic a "D'acord" al quadre de diàleg de verificació ortogràfica completa.
Verificació ortogràfica de diverses cel·les/paraules en un sol full de treball
Si voleu comprovar l'ortografia de diverses cel·les juntes, podeu fer-ho seleccionant només aquestes cel·les i utilitzant el quadre de diàleg Ortografia. Aquest mètode és útil quan voleu ometre la columna del nom o l'adreça per comprovar els errors perquè els noms i les adreces solen marcar-se com a errors ortogràfics.
En primer lloc, seleccioneu les cel·les o els intervals, les columnes o les files que voleu comprovar l'ortografia. Si seleccioneu cel·les adjacents, només cal que utilitzeu l'arrossegament del ratolí o les tecles Maj + fletxa per fer la selecció.
Si voleu seleccionar cel·les no adjacents (cel·les que no estan al costat de l'altra), podeu mantenir premuda la tecla Ctrl i fer clic a les cel·les que voleu seleccionar. Si teniu un gran nombre de cel·les per seleccionar, premeu i deixeu anar Maj + F8 i feu clic a tantes cel·les com vulgueu per seleccionar-les. A continuació, torneu a prémer Maj + F8 per desactivar el mode de selecció.
Un cop seleccionades les cel·les, canvieu a la pestanya "Revisió" i seleccioneu "Ortografia" a la cinta o premeu F7.
Apareixerà el quadre de diàleg Ortografia amb alguns suggeriments per substituir la primera paraula mal escrita (si l'Excel n'ha trobat cap) a les cel·les o intervals seleccionats.
A continuació, seleccioneu el suggeriment correcte, feu clic a l'opció "Canvia" o utilitzeu "Correcció automàtica" per seleccionar automàticament l'ortografia correcta i passar a la següent paraula mal escrita.
O també podeu fer clic a "Ignora una vegada" per descartar el suggeriment i passar a la següent paraula mal escrita.
Un cop corregida la primera paraula mal escrita, us mostrarà suggeriments per a la següent paraula mal escrita al mateix quadre de diàleg. Trieu les opcions adequades per corregir l'error. De la mateixa manera, podeu corregir totes les paraules mal escrites, una per una.
Després que s'hagin corregit totes les paraules mal escrites, veureu el missatge d'"èxit".
Comprovació ortogràfica de tot el full de treball
Per revisar l'ortografia d'un full de treball sencer a Excel, seleccioneu qualsevol cel·la del full de treball que vulgueu revisar o feu clic a la pestanya del full de treball on voleu executar la correcció ortogràfica i feu clic a l'opció "Ortografia" (o premeu F7). ) a la pestanya "Revisió".
Excel començarà a comprovar si hi ha errors i donarà suggeriments per corregir-los.
Quan executeu la correcció ortogràfica, comprova l'ortografia des de la cel·la seleccionada actualment i fins al final del full de treball. Si seleccioneu la cel·la A1, Excel començarà a comprovar totes les cel·les de la primera fila (d'esquerra a dreta), després passarà a la segona fila i comprovarà totes les cel·les de la segona fila (d'esquerra a dreta) i després anirà a la tercera fila i així successivament.
Per exemple, si seleccioneu A4, simplement passarà per totes les cel·les de la fila 4 (horitzontalment) i després les files que hi ha a sota. Després de comprovar totes les cel·les posteriors a A4, Excel us mostrarà un quadre de sol·licitud, "Voleu continuar comprovant al principi del full?". Feu clic a "Sí" per continuar la correcció ortogràfica des del principi, tal com es mostra a continuació.
Correcció ortogràfica de diversos fulls alhora
A Excel, podeu comprovar l'ortografia de diversos fulls de treball junts. Així és com:
Per comprovar l'ortografia de diversos fulls de treball, manteniu premuda la tecla Ctrl i seleccioneu les pestanyes de diversos fulls que voleu comprovar. Inicieu el control ortogràfic fent clic al botó "Ortografia" a la pestanya "Revisió" o prement la tecla F7.
Això iniciarà el procés de correcció ortogràfica i, un per un, tots els errors apareixeran al quadre de diàleg.
Trieu les opcions adequades per corregir tots els errors i un quadre de diàleg us demanarà que us avisi amb un missatge de confirmació.
Revisa l'ortografia tots els fulls d'un quadern alhora
Si teniu molts fulls de treball al vostre llibre de treball, podeu comprovar-los fàcilment tots d'una vegada.
Per comprovar l'ortografia de tots els fulls de treball d'un llibre de treball, feu clic amb el botó dret a la pestanya de qualsevol full de treball i seleccioneu "Selecciona tots els fulls" al menú contextual.
Això seleccionarà tots els fulls de treball del vostre llibre de treball. A continuació, premeu F7 o feu clic al botó "Ortografia" a la pestanya de la cinta Revisa. Quan tots els fulls de treball estiguin seleccionats, totes les pestanyes es mostraran amb un fons blanc, tal com es mostra a continuació.
Ara Excel revisarà l'ortografia de tots els fulls de treball del llibre de treball.
Correcció ortogràfica de paraules en una fórmula
Si intenteu comprovar un text que forma part de la fórmula, no funcionarà i la correcció ortogràfica torna al començament del full de treball. Només podeu comprovar un text que es troba dins de l'intèrpret d'ordres de la fórmula en el mode d'edició.
Si voleu comprovar l'ortografia de les paraules d'una fórmula, feu doble clic a la cel·la amb la fórmula o seleccioneu les paraules dins de la fórmula a la barra de fórmules. A continuació, premeu F7 o feu clic al botó "Ortografia" a la pestanya de la cinta Revisa per executar la correcció ortogràfica.
Ressalteu els errors ortogràfics mitjançant una macro VBA d'Excel
Fins i tot podeu utilitzar la macro d'Excel per trobar i ressaltar les paraules mal escrites al full de treball actual. Per a això, heu de crear una macro a l'editor VBA. Així és com ho fas:
Primer, obriu el full de treball en el qual voleu ressaltar les paraules mal escrites. A continuació, feu clic al botó "Visual Basic" a la pestanya "Desenvolupador" o premeu la tecla de drecera Alt + F11 per obrir l'editor Excel VBA.
A l'editor de Microsoft VBA, feu clic al menú "Insereix" i seleccioneu l'opció "Mòdul".
A continuació, copieu i enganxeu el codi següent a l'editor de mòduls:
Sub ColorMispellingCells() Per a cada cl a ActiveSheet.UsedRange si no és aplicació.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Then _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Next cl End SubDesprés d'enganxar el codi, feu clic al botó "Executar" a la barra d'eines o premeu la tecla "F5" per executar la macro.
Un cop executeu la macro, comproveu el vostre full de treball. I totes les cel·les amb paraules mal escrites s'haurien ressaltat tal com es mostra a continuació.
Això és tot el que necessiteu saber sobre la correcció ortogràfica a Excel.