En un lloc de treball, és molt important planificar i programar les reunions amb antelació. Informa els teus empleats i els permet fer tots els preparatius necessaris per a la reunió. En aquests dies, cada cop és més difícil trobar temps per fer trucades telefòniques o planificar reunions presencials. És molt més fàcil tenir la vostra reunió programada en serveis de videoconferència com Google Meet.
Per fer-ho, primer haureu de configurar un esdeveniment a Google Calendar. La programació a Google Calendar us permet enviar invitacions als vostres contactes directament. I per fer les coses encara més fàcils, ara també podeu programar reunions de Calendar directament des de les converses de Google Chat.
Programació d'una reunió de Google Calendar des de Google Chat a l'escriptori
Primer, aneu a chat.google.com i inicieu la sessió amb el vostre compte de Google. Aleshores, per programar una reunió a Google Calendar, simplement podeu passar el cursor per sobre del nom de la persona/grup (a la part esquerra de la pantalla) amb la qual voleu celebrar la reunió i fer clic a la icona "Calendari" del menú. caixa emergent.
Si un fil de xat està obert, també podeu fer clic a la icona del calendari a la part dreta del camp on escriviu un missatge.
Després de fer clic a la icona, s'obrirà el tauler Calendari a la part dreta de la pantalla. A la part inferior dreta, trobareu l'opció per editar els horaris de l'esdeveniment del Calendari. Feu clic a l'opció "Edita al calendari".
Aquesta acció us portarà a Google Calendar. A la part superior de la pantalla, podeu canviar el títol de la reunió per qualsevol cosa pel que fa al propòsit de la reunió.
Just a sota, podeu establir la data de la reunió. Podeu escriure la data manualment o triar entre el calendari que se us proporcionarà.
A continuació, podeu definir quan començarà la vostra reunió i quan acabarà. Igual que la data, també podeu introduir l'hora manualment o triar entre les opcions proporcionades.
Si la reunió que esteu programant serà un esdeveniment diari, setmanal, mensual o anual, no cal que la configureu una i altra vegada. Només has de seleccionar l'opció "No es repeteix" a sota de l'hora per decidir amb quina freqüència serà la reunió.
A continuació, a "Detalls de l'esdeveniment", podeu triar quan voleu rebre una notificació de la reunió. Us suggerim que seleccioneu una hora més propera a la reunió (5-10 minuts).
Més avall, trobareu el quadre "Descripció". Podeu utilitzar aquesta àrea per transmetre als membres el que es tractarà a la reunió. Això donarà als membres una idea sobre què esperar i què s'espera d'ells.
A la part dreta de la pantalla, a "Convidats". Podeu afegir més membres a la vostra reunió.
Si cometeu un error i afegiu algú que no estava destinat a ser a la reunió, podeu eliminar-lo fàcilment fent clic a la icona de creu (x) al costat del seu nom.
Ara podeu desar la reunió al vostre calendari fent clic a "Desa" a la part superior de la pantalla.
A continuació, Google Calendar us demanarà si voleu enviar un correu electrònic als membres de la reunió i notificar-los. Feu clic a "Enviar".
Això és. Si obriu Google Calendar, veureu que la vostra reunió s'ha desat.
Feu-hi clic i us oferirà més opcions.
Pots unir-te a la reunió directament des de Google Calendar.
Programar una reunió a Google Calendar des de l'aplicació de xat de Google al mòbil
Si feu servir el telèfon per configurar una reunió, només heu d'iniciar l'aplicació Google Chat i obrir el xat de la persona (o sala) amb qui voleu celebrar la reunió. A continuació, toqueu la icona de Google Calendar a sota de l'àrea d'escriptura per crear i programar una reunió de Calendar.
Un cop feu clic a la icona Calendari a la part inferior de la pantalla, us portarà a l'aplicació Google Calendar amb un petit panell a la part inferior de la pantalla amb alguns detalls. Heu d'arrossegar i lliscar el tauler cap amunt per obrir-lo completament i revelar més detalls.
Després de lliscar cap amunt, configureu la data i l'hora de la reunió. Per seleccionar la freqüència de la reunió, has de fer clic a ‘Més opcions’.
Seleccioneu "No es repeteix" com a freqüència de la reunió si és un esdeveniment únic.
A continuació, desplaceu-vos cap avall per triar quan voleu rebre notificacions des de Calendar. Feu clic a l'hora predeterminada seleccionada per l'aplicació per obrir més opcions.
Seleccioneu quan voleu rebre una notificació. Es mostrarà una marca blava al costat de l'opció seleccionada.
Després de seleccionar la quantitat de temps preferida, torneu al tauler principal i feu clic a "Desa i compartiu".
L'aplicació us demanarà si voleu notificar als membres de l'esdeveniment per correu electrònic abans de desar-lo. Feu clic a "Desa i compartiu" per confirmar.
Les reunions programades apareixen al vostre Google Calendar, així com a Google Meet, on realment tindrà lloc la reunió.