No podeu programar una reunió de Webex des de l'aplicació? Aneu al lloc web de Webex per programar una reunió sense necessitat d'Outlook.
Cisco Webex Meetings no només us permet organitzar reunions virtuals amb els vostres companys de feina, sinó que també us permet compartir la vostra pantalla o fitxers. Com que està integrat amb Outlook, generalment a la gent li agrada programar ràpidament reunions de Webex des del mateix Microsoft Outlook, ja que és bastant més fàcil. En cas que no tingueu Microsoft Outlook, encara podeu programar una reunió des de l'aplicació web de Webex.
Programeu una reunió a Webex
En un navegador web, aneu a signin.webex.com i inicieu la sessió al vostre compte de Webex.
Després d'iniciar sessió al vostre compte, feu clic al botó "Programar" situat a la pantalla d'inici (a sota del vostre nom).
Configura el tema i la contrasenya de la reunió
Des de la pàgina "Programar una reunió", podeu començar a configurar la configuració de la reunió. Establiu un "tema de la reunió" i una "contrasenya de la reunió" als camps respectius.
Webex pot generar automàticament una contrasenya de reunió segura per a la vostra reunió programada. Podeu canviar-lo al vostre gust o restablir-lo fent clic al botó "Restablir" a l'extrem del camp de la contrasenya.
Configura la data i l'hora per programar la reunió
Després d'establir el tema i la contrasenya de la reunió, feu clic a "Data i hora" per obrir el menú Selector de dates. Establiu la data, l'hora i la durada de la reunió al menú emergent i, finalment, feu clic a "Fet" per desar els canvis.
Si també necessiteu canviar la zona horària, feu clic a l'opció de zona "UTC - 11:00..." situada just a sota de les opcions de data i hora i configureu una zona horària adequada per a la reunió.
Programeu una reunió recurrent
Si necessiteu programar una reunió recurrent, feu clic a la casella de selecció "Repetició" situada just a sota de l'opció Zona horària. (Només ometeu aquesta secció si esteu programant una reunió única)
Aquí, heu de configurar la freqüència i l'interval recurrents per a la reunió. Primer, feu clic a "Patró de recurrència" per seleccionar la freqüència de la vostra reunió a la llista d'opcions.
Un cop hàgiu seleccionat una freqüència de reunió, heu de triar l'interval recurrent. En aquest exemple, hem establert l'interval de reunió cada dues setmanes el divendres. De la mateixa manera, podeu triar qualsevol gamma segons les vostres necessitats. Recordeu que la configuració variarà segons l'interval. Per exemple, si heu seleccionat la freqüència com a "Mensual", veureu una pantalla amb opcions diferents de la que s'explica aquí.
Finalment, heu de decidir la data de finalització de les reunions recurrents. Si voleu establir una data de finalització específica, feu clic a la casella de selecció "Finalització" titulada i seleccioneu la data al menú de selecció de dates. O podeu fer clic a la casella de selecció "Després" i introduir el nombre de reunions recurrents, si no voleu establir una data de finalització específica. Si no seleccioneu cap d'aquestes opcions, de manera predeterminada s'estableix a "Sense data de finalització".
Afegeix assistents a la reunió
Al quadre de camp al costat de "Assistents", escriviu les adreces de correu electrònic de les persones que voleu convidar a la reunió. Podeu utilitzar una coma per introduir diverses adreces.
Ús de les opcions de programació avançades
Abans de programar la reunió, mirem les opcions de programació avançades que ofereix Webex.
Feu clic a "Mostra les opcions avançades" situat just a sobre del botó "Programar".
Afegeix l'ordre del dia de la reunió
Si necessiteu afegir l'ordre del dia a la reunió, feu clic al text "Agenda".
Després de fer clic a Agenda, escriviu l'ordre del dia de la reunió (llista de coses que es tractaran) al quadre proporcionat. Proporcionar una agenda ajudarà els participants a entendre de què va la reunió.
Configura les opcions de programació
Després de configurar una agenda, feu clic a "Opcions de programació" per configurar altres paràmetres un per un.
Si necessiteu que els vostres participants tinguin un compte de Webex per unir-vos a la reunió, feu clic a la casella de selecció "Requereix un compte". Si feu clic a la casella de selecció "Exclou la contrasenya", la contrasenya de la reunió no s'enviarà juntament amb la invitació i l'heu d'enviar per separat.
Configura el temps d'unió per als assistents
Per defecte, els participants/assistents poden unir-se a la reunió 5 minuts abans de l'amfitrió. Per canviar aquest valor, utilitzeu el menú desplegable que hi ha al costat de l'opció "Unir-se abans de l'amfitrió" i establiu un valor diferent.
Configura el recordatori de correu electrònic
Per defecte, s'envia un correu electrònic de recordatori a tots els participants, 15 minuts abans de l'inici de la reunió. Si voleu canviar-ho, feu clic a "Recordatori per correu electrònic" i seleccioneu un valor diferent.
Finalitzar la reunió programada
Un cop hàgiu configurat la reunió completament, és hora de finalitzar-la. Per fer-ho, feu clic al botó "Programar" a la part inferior de la pàgina.
Després de finalitzar la reunió, se us redirigirà a una nova pantalla que mostra els detalls de la reunió que acabeu de crear.
Tant si necessiteu programar una reunió puntual com una de recurrent, podeu fer-ho fàcilment mitjançant el lloc web de Webex.