Utilitzeu la configuració d'estat a Microsoft Teams per avisar al vostre equip si esteu disponible
Microsoft Teams s'ha convertit en una de les aplicacions de col·laboració de flux de treball més populars. I per a les organitzacions que l'utilitzen, ara és la forma principal de comunicació entre els membres de l'equip que superen el correu electrònic. I amb raó. Microsoft Teams té moltes eines per fer que la comunicació i la col·laboració siguin més efectives i productives que els mitjans tradicionals.
Fins i tot quan treballeu des de casa i no esteu presents al mateix espai físic, hi ha moltes eines per evitar les possibilitats de mala comunicació i mantenir la productivitat. Una d'aquestes eines que potser us heu passat per alt, però que hauríeu de començar a prestar atenció són les diferents configuracions d'estat disponibles a Microsoft Teams i totes les maneres en què podeu utilitzar-les.
Quins paràmetres d'estat estan disponibles a Microsoft Teams
Hi ha dos tipus de paràmetres d'estat disponibles a Teams: Estat de presència d'usuari i Estat personalitzat.
Què és un estat de presència d'usuari
L'estat de presència d'usuari és la part del vostre perfil a Microsoft Teams (i també a Microsoft 365) que permet que altres usuaris coneguin el vostre estat de disponibilitat. Apareix com un petit punt de color verd/vermell/groc/gris al costat de la vostra foto de perfil.
Un cop d'ull a l'estat i els altres membres del vostre equip sabran si esteu en línia, en una reunió, si no us molesten, etc. En sentit estricte, pretén que els altres coneguin l'estat general de la vostra disponibilitat.
Què és un estat personalitzat
A part de l'estat de presència de l'usuari, també hi ha un estat personalitzat a Microsoft Teams que podeu utilitzar per informar als altres de la circumstància exacta de la vostra disponibilitat. Quan l'estat de presència d'usuari només pot indicar a algú que estàs lluny de l'escriptori, l'estat personalitzat pot indicar els motius exactes d'aquest estat, com ara dir-li a algú que estàs fora al dinar i que tornaràs d'aquí a una hora.
És un petit missatge personalitzat que podeu mostrar durant un breu període de temps. Altres usuaris poden veure-ho quan passen el cursor per sobre de la teva foto de perfil. I també apareix quan algú t'envia un missatge a través del xat personal o t'esmenta si així ho desitges.
Ús de la configuració d'estat a Microsoft Teams
Configurar el vostre estat a Microsoft Teams per indicar la vostra disponibilitat a altres usuaris és bastant fàcil.
Configuració del vostre estat de presència
És possible que hagis notat que, tot i que mai no has canviat la configuració d'estat, hi ha un canvi automàtic en l'estat de presència. Això és perquè Microsoft Teams mostra automàticament el vostre estat en funció de diferents circumstàncies.
També trobareu que determinades opcions d'estat no estan disponibles per establir-les com a estat, però les podreu veure com a estat de presència d'altres usuaris. Com ara "En una reunió", "Presentant", "Enfocant", etc. Aquestes opcions no només estan disponibles per a tu, sinó que no estan disponibles perquè ningú les estableixi. Aquests estats estan configurats per l'aplicació, és a dir, Microsoft Teams canvia aquests estats. Pot canviar-los a "En una reunió" quan esteu, bé, en una reunió, o a "Presentant" quan compartiu la pantalla a la reunió, etc.
Però les opcions per a tu són limitades. Per establir un estat de presència configurat per l'usuari, feu clic al botó de perfil de la barra de títol de l'aplicació Teams.
Apareixerà un menú contextual. Aneu a l'opció Estat (estat actual) del menú.
El submenú apareixerà amb les opcions d'estat següents: Disponible, Ocupat, No molestar, Tornar de seguida i Aparèixer. Feu clic a l'estat que voleu mostrar. També hi ha una opció "Restableix l'estat" si voleu revertir la presència a l'estat configurat per l'aplicació.
Quan estableixes un estat tu mateix, anul·la l'estat configurat per l'aplicació en la majoria dels casos, ja que la seva prioritat és alta. Per exemple, si configureu l'estat com a "No molestar", els equips no el canviaran a "En una reunió" o "En una trucada", com ho hauria fet normalment.
Tanmateix, no totes les estàtues configurades per l'usuari són prova d'anul·lació. Fins i tot si establiu el vostre estat a "Disponible", els equips el substituirien a "Absent" després de detectar inactivitat durant més de cinc minuts la majoria del temps.
A més, quan configureu un estat vosaltres mateixos a Microsoft Teams, tots els estats tenen un període de caducitat predeterminat. Així, fins i tot si oblideu tornar a canviar el vostre estat, no us quedareu a No Molestis ni Ocupat per sempre.
| Estat configurat per l'usuari | Caducitat per defecte |
|---|---|
| Ocupada | 1 dia |
| No molestar | 1 dia |
| Altres | 7 dies |
Configuració de l'estat personalitzat
Per establir un missatge d'estat personalitzat, feu clic al botó del perfil i, a continuació, aneu a "Estableix missatge d'estat" al menú.
S'obrirà el quadre de redacció del missatge d'estat. Escriu l'estat que vols mostrar als altres; la longitud màxima de l'estat personalitzat és de 280 caràcters. També pots @mencionar algú en el teu estat.
Després de redactar l'estat, marqueu l'opció "Mostra quan la gent m'envia un missatge" si voleu. Quan aquesta opció està activada, sempre que algú t'enviï un missatge privat o t'esmenti al canal, Teams mostrarà el teu estat a sobre del seu quadre de redacció. Per tant, no hi haurà cap possibilitat a l'infern que es perdin el vostre estat i us culpen més tard per no respondre.
També podeu establir la data de caducitat per a l'estat quan s'hagi completat, els equips esborraran el vostre estat automàticament. Per defecte, mostrarà "Avui" com a opció seleccionada. Feu-hi clic per ampliar el menú desplegable. A continuació, seleccioneu una de les opcions de "Mai", "1 hora", "4 hores", "Avui", "Aquesta setmana". També podeu seleccionar "Personalitzat" per especificar una data i una hora.
Ara, toqueu "Fet" per desar l'estat.
El vostre estat personalitzat s'establirà i serà visible per als altres juntament amb el vostre estat de presència.
Consell: També hi ha un estat de fora de l'oficina que podeu establir a Microsoft Teams que, una història divertida, no es pot establir des de Microsoft Teams. Llegiu com configurar fora de l'oficina a Microsoft Teams a la nostra publicació detallada del bloc aquí.
Seguiu l'estat d'altres usuaris a Microsoft Teams
A més d'establir el vostre propi estat per mantenir informats els altres, també podeu seguir l'estat d'altres usuaris a la vostra organització. Quan seguiu l'estat d'una persona, rebràs una notificació cada vegada que aparegui disponible o fora de línia. Heu d'admetre que rebre notificacions és millor que haver de perseguir obsessivament i esperar que apareguin en línia quan teniu algun negoci important.
Feu clic al botó de perfil a Microsoft Teams i aneu a l'opció "Configuració" del menú.
Aneu a "Notificacions" al menú de navegació de l'esquerra.
Cerqueu l'opció "Persones" i feu clic al botó "Edita" que hi ha al costat.
Ara, afegiu les persones de l'estat de les quals voleu seguir i rebre notificacions.
Podeu aturar aquestes notificacions en qualsevol moment fent clic al botó "Desactiva" al costat del nom de la persona.
La configuració d'estat de Microsoft Teams és una eina inestimable a la vostra disposició per assegurar-vos que no hi hagi espai per a errors de comunicació. També podeu utilitzar diverses opcions de configuració com No molestar, o Enfocat, etc. per assegurar-vos que podeu centrar-vos en la tasca que teniu a l'abast i que ningú us pugui molestar. Encara rebeu missatges de persones, però no les notificacions, de manera que podeu romandre a la vostra zona.