Creeu una llista desplegable d'elements a Excel per fer que l'entrada de dades sigui més fàcil, ràpida i sense errors. Amb la funció de validació de dades d'Excel, podeu crear fàcilment llistes desplegables per introduir dades en un full de treball o llibre de treball.
Una llista desplegable o menú desplegable d'Excel és un element de control gràfic que permet als usuaris triar una opció d'una llista d'opcions predefinides. Això farà que l'entrada de dades sigui més fàcil, més ràpida i reduirà la imprecisió i les errades d'ortografia.
Per exemple, els usuaris poden triar fàcilment l'estat de l'obra com a FINALITZADA des d'un menú desplegable. Però si els proporcioneu l'opció d'introduir-lo manualment, poden escriure la paraula sencera ACABAT o PENDIENT o EN CURANT, o FALLADA. Es necessitarà molt de temps per escriure l'estat de cada obra, però si es tractés d'una llista desplegable, accelerarà el procés d'entrada de dades.
En aquesta publicació, us mostrarem una manera ràpida i senzilla de crear una llista desplegable mitjançant dades de cel·les, o introduint dades manualment o utilitzant fórmules a Excel.
Creació d'una llista desplegable utilitzant dades de cel·les
Per exemple, podeu crear un menú desplegable per fer un seguiment de l'estat de cadascun dels viatges que teniu previst fer (com es mostra a la imatge següent).
Primer, escriviu els elements que voleu que apareguin al menú desplegable en una matriu de cel·les. Podeu fer-ho al full que contindrà les llistes desplegables o en un full diferent.
En aquest exemple, hem escrit la llista d'elements per a la llista desplegable del full 2.
Torneu al full 1 i, a continuació, seleccioneu la cel·la B2 (aquesta és la cel·la on configurareu el menú desplegable).
A continuació, aneu a la pestanya "Dades" i feu clic a la icona "Validació de dades" i seleccioneu "Validació de dades" al menú desplegable.
Al quadre de diàleg "Validació de dades", seleccioneu "Llista" al menú desplegable "Permetre:" i feu clic a "D'acord".
Feu clic al quadre "Font" i podreu seleccionar la llista d'elements que voleu afegir com a opcions que apareixeran a la llista.
Ara, seleccioneu la llista d'elements (A1:A5) del full 2.
I la ubicació on els valors del menú desplegable s'afegiran automàticament al quadre Font. Ara, feu clic a "D'acord". Si desmarqueu l'opció "Ignora el negre", Excel obligarà els usuaris a seleccionar un valor de la llista.
Ara heu creat una llista desplegable a la cel·la B2 de la columna Estat.
Per copiar la llista desplegable a les 5 files, només cal que feu clic al petit quadrat verd a la part inferior esquerra del quadre desplegable i arrossegueu-lo cap avall fins a la cel·la B6.
Ara, la llista desplegable es copia de la cel·la B2 a la B6.
Creació d'una llista desplegable introduint dades manualment
Alternativament, podeu afegir elements directament al menú desplegable introduint-los manualment al camp "Font" de la finestra de diàleg de validació de dades.
En aquest exemple, esteu afegint una llista desplegable per a quina temporada esteu visitant les ciutats. Per tant, seleccioneu la cel·la C2 per crear una llista desplegable.
Obriu el quadre de diàleg "Validació de dades" des de la pestanya "Dades".
Seleccioneu "Llista" dels Criteris de validació i escriviu la vostra llista al quadre "Font". Tots els elements s'han d'introduir sense espai, separats per comes entre cada element.
Aquí, introduïu "Primavera, Estiu, Tardor, Hivern" al camp d'origen i feu clic a "D'acord".
Ara, tots els elements (opcions) introduïts al camp Font apareixeran en diferents línies a la llista desplegable. A continuació, podeu arrossegar i copiar la llista a la resta de files tal com vau fer amb el mètode anterior.
Creació d'una llista desplegable amb fórmules
Una altra manera de crear una llista desplegable és utilitzant la fórmula OFFSET al camp d'origen.
En aquest exemple, estem creant una llista desplegable a la columna Any. Seleccioneu la cel·la D1 i aneu a Dades -> Eines de dades -> Validació de dades.
A les finestres de validació de dades, introduïu aquest camp d'origen de la fórmula en lloc de la referència de cel·la o els elements introduïts manualment:
=OFFSET(referència, files, cols, [alçada], [amplada])Ara introduïu la llista d'elements per a la llista desplegable (Any) al full 2.
A la fórmula, especifiqueu la referència de la cel·la com a B1 (el punt inicial de la llista), especifiqueu les files i columnes com a 0 per evitar desplaçar la referència i especifiqueu com a Alçada com a 5 per als elements de la llista.
=OFFSET(Full2! $B$1,0,0,5)Ara, si introduïu aquesta fórmula al camp font, retorna una matriu que té la llista dels anys (B1:B5).
Això crearà una llista desplegable que mostra tots els anys de l'interval de cel·les B1:B5 del full 2.
Eliminació d'una llista desplegable
També podeu eliminar una llista desplegable a Excel. Per eliminar una llista desplegable, seleccioneu la cel·la amb la llista desplegable. A continuació, aneu a Dades -> Eines de dades -> Validació de dades.
Feu clic al botó "Esborra-ho tot" a la cantonada inferior esquerra del quadre de diàleg "Validació de dades" i feu clic a "D'acord". Això eliminarà la llista desplegable de la cel·la seleccionada.
Si voleu eliminar totes les llistes desplegables del full de treball, marqueu "Aplica aquests canvis a totes les altres cel·les amb la mateixa configuració" abans de fer clic al botó "Esborra-ho tot". A continuació, feu clic a "D'acord" per aplicar.
Ara, podeu crear i eliminar llistes desplegables seguint aquesta guia pas a pas.