El full de trucs definitiu per convertir-se en un usuari professional de Microsoft Teams
Microsoft Teams no necessita cap presentació en aquest moment. Si fos el 2019, segur. Però aquest ha estat l'any de les aplicacions de videoconferència i Workstream Collaboration. I Microsoft Teams s'ha establert amb seguretat com un dels MVP de l'ecosistema WSC.
Això és perquè no és només una aplicació de videoconferència. Hi ha molt més a Microsoft Teams. I a les escoles i oficines els encanten el treball remot exactament per aquest motiu. És l'aplicació per col·laborar amb els teus companys de la manera més eficient. Però el gran volum de funcions de Microsoft Teams també pot resultar aclaparador de vegades. Si només hi hagués alguna cosa que us pogués ajudar a navegar-hi ràpidament.
Tant si sou un usuari de Microsoft Teams vell com si sou relativament nou, no importa; a tothom li encanta un petit full de trucs per augmentar la seva productivitat, semblar un professional i potser fins i tot mostrar les seves habilitats de competència. Això és exactament el que podeu fer amb aquesta llista de consells i trucs per gairebé tot el que podeu fer a Microsoft Teams.
Consells per augmentar la productivitat
Fer més feina en menys temps, qui no ho vol? Segurament no tu ni els teus ocupadors! Aquests consells i trucs segur que milloraran la vostra concentració i portaran els vostres nivells de productivitat al sostre.
Estigueu al davant de les vostres tasques
L'aplicació Tasks de Microsoft Teams era l'aplicació més esperada per als fanàtics, però això no vol dir que tothom tingués la nota. Si formaves part de l'equip que d'alguna manera s'ho va perdre, has de pujar a aquest tren ara mateix, perquè confia en nosaltres, t'estàs perdent.
Tasks by Planner i To-Do combina la funcionalitat de les dues aplicacions de Microsoft, Planner i To-Do, directament a Microsoft Teams. Així podeu fer un seguiment del vostre progrés i gestionar les vostres tasques sense haver de canviar entre diverses aplicacions. Per tant, no trieu més entre el vostre seny o el vostre horari.
L'aplicació Tasks combina les vostres tasques personals de Tasques a fer i les tasques compartides de l'aplicació Planner directament a Microsoft Teams. Podeu afegir-lo com a aplicació personal o fins i tot com a pestanya per gestionar de manera col·laborativa les tasques de l'equip. L'aplicació Tasks està disponible per a tothom amb una subscripció a Microsoft 365.
👉Domineu com utilitzar les tasques per planificador i per fer a Microsoft Teams.
Gestioneu la informació com un assistent amb llistes
Si coneixeu les aplicacions adequades a Microsoft Teams, ningú us pot aturar. Microsoft Lists és una d'aquestes aplicacions que necessiteu aprofitar. Amb Llistes, podeu fer un seguiment de qualsevol informació, ja sigui personal o col·laborativa. L'aplicació Llistes pot ser útil si el vostre equip té informació per fer un seguiment, treballar per organitzar o fluxos de treball per gestionar.
I per accelerar les coses, hi ha plantilles específiques del sector i de casos que fan que sigui encara més fàcil crear aquestes llistes. Aquesta evolució de les llistes de SharePoint us pot ajudar a fer un seguiment de gairebé tot: problemes, actius, rutines, esdeveniments, inventari o contactes. Per augmentar les coses, fins i tot podeu tenir un format condicional perquè els objectes de les vostres llistes apareguin o desapareguin automàticament quan es compleixin determinades condicions. L'ús d'aquesta aplicació augmentarà la vostra productivitat de manera exponencial.
👉Aprèn a crear i utilitzar llistes a Microsoft Teams com un professional.
Reenvia correus electrònics directament als teus canals
El correu electrònic és una de les formes de comunicació més utilitzades en el món empresarial. La quantitat de correspondència que es fa a través dels correus electrònics és massiva. Però també vol dir que quan la vostra organització utilitza Microsoft Teams, de vegades us trobeu entre dos mitjans diferents. I copiar tot el contingut dels vostres correus electrònics per publicar-lo en un canal de Microsoft Teams pot ser molt cansat.
Això és perquè ho estàs fent malament! Saps que cada canal de Microsoft Teams té una adreça electrònica única a la qual pots reenviar correus electrònics directament? Sí, ho heu sentit bé. Tots els correus electrònics que envieu a aquesta adreça apareixeran com a publicacions directament al canal. Què eficient és això!
Per obtenir l'adreça de correu electrònic d'un canal, aneu a la icona "Més opcions" (menú de tres punts). A continuació, feu clic a "Obtén adreça de correu electrònic" al menú.
Es generarà l'adreça de correu electrònic. Copieu-lo per utilitzar-lo.
Utilitzeu la barra d'ordres
La barra d'ordres de Microsoft Teams ha de ser la funció més infrautilitzada. Però té el potencial de convertir-se en la vostra funció més utilitzada si sabeu com utilitzar-la correctament. La barra de comandaments pot accelerar enormement les coses.
Voleu trobar un missatge antic, iniciar un xat o una trucada, anar a un canal, veure els vostres fitxers? Utilitzeu la barra d'ordres per fer tot això i molt més. Ni tan sols cal que recordeu totes les ordres per utilitzar-les. Microsoft Teams us ho proporciona. Tot el que necessiteu recordar si la tasca que heu de fer té una ordre per poder fer-la ràpidament.
Consulteu la guia detallada sobre com utilitzar les ordres a Microsoft Teams per augmentar la vostra productivitat i estalviar temps.👆
Trencament de les barreres lingüístiques
Avui, els equips globals no són una novetat. En canvi, cada vegada hi ha més equips escampats per tot el món en aquesta època. I això demana la necessitat de ser capaços d'entendre la llengua dels altres per comunicar-se de manera eficaç. Amb Microsoft Teams, no cal que aneu a Google Translate i copieu/enganxeu cap missatge. Microsoft Teams ofereix un traductor inherent per a aquest propòsit exacte.
Feu clic a la icona "Més opcions" (menú de tres punts) al missatge que voleu traduir. Veureu l'opció 'Traduir' al menú; feu-hi clic per a una traducció ràpida del missatge al vostre idioma predeterminat.
Missatges d'adreces d'interès
Això pot semblar una petita funcionalitat a primera vista, però us pot estalviar molt de temps. En lloc d'intentar trobar missatges antics mitjançant la barra de cerca, podeu desar qualsevol missatge i accedir-hi des de la secció "Desat".
Aneu al missatge i feu clic a la icona "Més opcions" (menú de tres punts). A continuació, feu clic a l'opció "Desa el missatge".
Per accedir al missatge desat, podeu utilitzar l'ordre /desat des de la barra d'ordres o feu clic a la vostra imatge de perfil a la barra de tasques i seleccioneu "Desat" al menú que apareix.
Utilitza les dreceres del teclat
Si voleu augmentar la vostra productivitat, no us defugiu d'utilitzar les dreceres del teclat. Les dreceres de teclat us poden estalviar molt de temps, però no hi ha molta gent que les aprofiti al màxim. No siguis una d'aquestes persones. Conegueu les tecles de drecera per a les tasques que feu més i feu les coses ràpidament.
🤸♀️Salta aquí per trobar la llista de totes les dreceres de teclat a Microsoft Teams per a Windows, Web i Mac.
Consells per a millors reunions
A part d'utilitzar Microsoft Teams per col·laborar amb companys d'equip, una altra cosa que la gent fa servir més l'aplicació és fer reunions. I sens dubte voleu ser un professional en això.
Utilitzeu el mode Junts per a una experiència de reunió immersiva
Quan se sent difícil participar en una reunió, com sovint és el cas: les reunions en línia, després de tot, no són el mateix que les reunions del món real. El mode Together de Microsoft trenca barreres i parets virtuals, fent-te sentir com si estiguessis en un espai compartit junts.
Quan hi hagi 5 o més persones a la reunió, podeu activar el mode Junts. Aneu a la barra d'eines de la reunió i feu clic a la icona "Més opcions" (menú de tres punts). A continuació, seleccioneu "Mode junts" al menú per activar-lo.
Actualment, podeu tenir el mode Junts a la vista de l'auditori que us fa sentir com si estigueu tots junts en un espai d'auditori compartit.
👉Obteniu més informació sobre el mode Together a Microsoft Teams i com activar-lo i utilitzar-lo.
Feu debats en grup amb les sales de treball
Tant si imparteu una classe com si organitzeu reunions d'oficina, les discussions en grup són una part important del procés. I amb les sales de treball a Microsoft Teams, podeu facilitar fàcilment els participants de la reunió en diferents grups.
I ara, ja no cal que creeu Breakout Rooms manualment a Microsoft Teams. Microsoft ha afegit suport inherent per a aquesta característica tan cobejada a les reunions. Els amfitrions de reunions poden dividir els participants en sales de treball (fins a 50), ja sigui aleatòriament o manualment per decidir qui va a on. La funcionalitat Breakout Room està disponible tant per a usuaris de pagament com per a usuaris gratuïts.
Per crear sales de grup, aneu a la barra d'eines de reunions a la part superior de la pantalla i feu clic a la icona "Sala de treball". A continuació, divideix els participants en el nombre d'habitacions que vulguis.
Utilitzeu les notes de la reunió
Aquesta és una característica molt subestimada que no rep l'atenció i l'apreci que es mereix. Les notes de reunió a Microsoft Teams poden fer que les vostres reunions siguin més fluides. Tant si voleu capturar tots els detalls importants tractats a la reunió com si voleu crear una agenda per a les coses que cal discutir, les notes de la reunió haurien de ser la vostra funció principal.
I el més important, estan disponibles no només durant la reunió, sinó també després i abans (per a reunions programades). Confia en nosaltres, has de començar a utilitzar-los ara si no ho has fet abans.
Salta per conèixer-te amb tots els detalls sobre com utilitzar Meeting Notes a Microsoft Teams.🏃♀️
Preserveu el Decorum en una reunió i aixequeu la mà
Mantenir el decòrum a les reunions virtuals pot ser molt difícil. I com a resultat, s'ha convertit en una etiqueta de reunió gairebé a tot arreu per mantenir el micròfon en silenci. Però què passa quan necessites parlar? Si activeu el so del micròfon sense que se us demani, encara interromprà la reunió.
A Microsoft Teams, no ha de ser tan incívic. Feu servir el botó "Alça la mà" sempre que necessiteu parlar alguna cosa. Indica a l'orador que tens alguna cosa al cap i que després et poden demanar que actives el so i que parlis d'una manera que no creï interrupcions. És millor que aixecar la mà, ja que no hi ha cap garantia que l'orador miri el vostre canal de vídeo, però hi ha una garantia que mirarà la "Mà aixecada" al tauler de participants.
Aneu a la barra d'eines de la reunió i feu clic a la icona "Aixeca la mà" per aixecar la mà.
Transcriviu les vostres reunions
En cas que alguna vegada hagis volgut una transcripció de tota la teva reunió, però t'has pensat impossible, no pots estar més equivocat. Microsoft Teams té una manera força ràpida d'obtenir transcripcions de reunions, però només funciona si el vostre idioma predeterminat és l'anglès i quan es parla anglès a la reunió.
A més, la política de la vostra organització us hauria de permetre tenir transcripcions de reunions. També hi ha un altre problema: la transcripció només està disponible per a les reunions que hàgiu gravat. Fins i tot podeu editar aquestes transcripcions abans de compartir-les.
Per obtenir una transcripció, aneu a Microsoft Stream per veure la gravació. A continuació, feu clic a la icona del menú de tres punts i seleccioneu "Actualitza els detalls del vídeo" a les opcions.
Seleccioneu l'idioma al menú desplegable "Idioma del vídeo".
Ara, feu clic a la casella de selecció "Genera subtítols automàticament" per seleccionar-lo i feu clic al botó "Aplica" per obtenir una transcripció.
Tenir reunions privades no programades
Les reunions no programades no sempre han de ser en un canal. O no sempre heu de programar una reunió si voleu mantenir-la privada. Podeu tenir reunions improvisades que siguin completament privades i no obertes a tothom del canal. I no, no estem parlant de trucades 1:1 o de grup de xats de grup. Aquestes reunions privades són com altres reunions, on podeu tenir convidats de fora de la vostra organització, a diferència de les trucades 1:1 o de grup.
Des del menú de navegació, aneu a "Calendari" (per a usuaris de Microsoft 365) o "Reunions" (per a usuaris de Microsoft Teams Free).
A continuació, feu clic a l'opció "Coneix ara" a la cantonada superior dreta. Aquestes reunions no tenen lloc en un canal i els membres del vostre equip no saben que hi ha una reunió en curs, i molt menys unir-s'hi sense una invitació a una reunió.
Consells per a més implicació
Microsoft Teams és una aplicació de col·laboració de flux de treball. I per col·laborar millor amb els teus companys, has de captar la seva atenció. Utilitzeu aquests consells per fer que els vostres missatges i altres interaccions siguin més atractius, la qual cosa es tradueixi en un augment general de la productivitat.
Realitzar enquestes per augmentar la implicació
Les enquestes són una manera provada de crear un millor compromís, però com que no hi ha cap funció directa per crear enquestes a Microsoft Teams, molta gent pensa que no és possible. Bé, la meitat de la bellesa de Microsoft Teams rau en els centenars d'aplicacions integrades que ofereix!
I dues d'aquestes aplicacions integrades, Forms i Polly, us poden ajudar a realitzar enquestes als vostres canals. L'únic inconvenient que podeu trobar és que no podeu fer enquestes en una reunió, però un cop utilitzeu aquestes aplicacions, trobareu que de totes maneres no importa gaire. Fins i tot podeu tenir enquestes col·laboratives on altres membres de l'equip també poden contribuir a les preguntes de l'enquesta.
👉Aquí teniu una guia completa per crear enquestes a Microsoft Teams.
Creeu missatges rics mitjançant les Opcions de format
Tant si es tracta de participar en xats privats o comunicacions de canals, formateu els vostres missatges per salvar tothom de la difícil situació de llegir missatges senzills i avorrits. Ja n'hi ha prou al món. Feu clic a la icona "Format" (A amb un pinzell) a sota del quadre de missatge per obrir les opcions de format i posar en cursiva, en negreta, subratllar i fer molt més amb els vostres missatges.
Utilitzeu temes als missatges del canal
Els missatges són una de les formes de comunicació més importants a Microsoft Teams. Es comparteix més informació a través dels missatges que en les trucades i reunions en aquests dies. Per tant, és important invertir temps en els correctes i assegurar-se que no es perdin en el mar de missatges sense importància.
Les línies de l'assumpte són la manera més ràpida d'afegir-hi una mica d'emoció i assegurar-se que criden l'atenció de la persona adequada. Podeu afegir un assumpte des de les opcions de format dels missatges que voleu publicar en un canal. Òbviament, els missatges de xat personals realment no necessiten temes, de manera que no hi podeu afegir cap.
Consells per a una millor organització
Mantenir les coses organitzades sense perdre el seny pot semblar una mica descoratjador de vegades. I tots hem desitjat que les coses fossin més fàcils. Una millor organització també comporta més productivitat. Amb aquests consells, podeu augmentar les vostres habilitats organitzatives per gestionar millor les coses i impressionar a tothom mentre ho feu.
Arrossegueu i deixeu anar els vostres equips per reordenar
Inicialment, tots els vostres equips s'ordenen de manera aleatòria en l'ordre en què es van crear. En una llarga llista d'equips, pot arribar a ser aclaparador arribar als equips importants. Però hi ha un fet poc conegut a Microsoft Teams que els professionals utilitzen per posar els seus equips en ordre i estalviar temps.
Podeu arrossegar i deixar anar els vostres equips per organitzar-los en l'ordre que vulgueu. Així podeu tenir els vostres equips més importants a la part superior fent-los accedir més ràpid.
Fixeu els canals i amagueu els equips
De vegades, organitzar els vostres equips no és suficient. És possible que hàgiu organitzat els vostres equips importants a la part superior, però us continueu afegint a nous equips i allà va tot el vostre arranjament als llops. Bé, no ha de ser així. Hi ha altres maneres d'organitzar els vostres equips que us estalviaran el mal de cap.
Podeu fixar els canals perquè apareguin sempre a la part superior en una secció separada. Aneu a la icona "Més opcions" (menú de tres punts) a la dreta del canal i feu-hi clic. A continuació, seleccioneu "Pin" al menú.
També podeu amagar els equips innecessaris per desordenar el menú d'equips. Feu clic a la icona "Més opcions" a la dreta del nom de l'equip i feu clic a l'opció "Amaga" del menú. Es pot accedir a tots els vostres equips ocults en qualsevol moment des de la part inferior del menú de navegació dels equips.
Consells per a una gestió més suau
Tant si sou el cap de l'equip com si només sou responsable d'organitzar una reunió, la gestió no ha de ser un mal al coll. Però la majoria de vegades, ho és. Bé, considereu aquests consells com un remei.
Assignar rols en una reunió
Quan hi ha diversos assistents a la reunió, esdevé primordial poder controlar què pot fer cada assistent. Per exemple, no sempre voleu que tothom pugui presentar i compartir contingut en una reunió. També hi ha moments en què voleu que algú altre sigui un co-amfitrió que pugui fer totes les coses que podeu fer, com ara admetre gent del vestíbul i silenciar altres participants, etc.
Ara podeu assignar rols a persones en una reunió de Microsoft Teams. Les persones poden ser presentadores o assistents; els presentadors tenen un control total i els assistents només tenen accés restringit.
Podeu assignar funcions de reunió abans d'una reunió (per a reunions programades) o durant. Per assignar rols durant una reunió, aneu al tauler de participants i feu clic a la icona "Més opcions" a la dreta del nom del participant per accedir al menú de tres punts. A continuació, feu clic a l'opció "Fes un presentador" o "Fes un assistent" en conseqüència.
Estalvieu temps i afegiu membres a granel
Quantes vegades has desitjat, mentre creaves els teus equips, que hi hagués una opció per afegir persones a granel? Aquells que heu hagut de crear equips amb més de 10 persones sense grups d'Office o equips anteriors per utilitzar com a punt de partida sabeu quin maldecap pot ser.
Bé, si utilitzeu l'aplicació web de Microsoft Teams, podeu ometre aquest dolor i afegir membres a granel. L'únic problema, requereix l'ús d'una extensió de Chrome. També obteniu l'avantatge addicional de veure els vostres equips en una pantalla de 2 columnes amb aquesta extensió. Així, podeu veure més equips mentre us desplaceu menys.
👉Obteniu informació sobre com utilitzar l'extensió de Chrome "Refined Microsoft Teams" per afegir membres de manera massiva.
Consells per a una millor experiència en general
Aquests pocs consells poden desafiar la categorització, però, els necessiteu a la vostra vida per millorar la vostra experiència a Microsoft Teams infinitament.
No ignoreu el vostre estat
L'estat a Microsoft Teams pot ser una eina potent a la vostra disposició. Amb el vostre estat que reflecteix el vostre estat de disponibilitat real, es poden evitar molts errors de comunicació que poden sorgir de no treballar al mateix espai físic. Per tant, fes-lo servir sempre per fer saber a altres membres del teu equip si estàs disponible, fora, ocupat o en una trucada perquè puguin saber què esperar mentre es contacten amb tu.
Podeu utilitzar tant els estats "Presència d'usuari" com "Personalitzat" per treure el màxim profit d'aquesta eina. Tot i que la majoria de les vegades, Microsoft Teams configura el vostre estat automàticament en funció del vostre estat (que ha sabut generar problemes per a molts), també podeu configurar el vostre estat.Aneu a la vostra foto de perfil a la barra de tasques i, a continuació, seleccioneu un estat al menú per configurar-lo.
Consell calent: Fins i tot podeu establir el vostre estat com a "Fora de l'oficina" per a períodes de temps personalitzats, tant si només esteu sortint a dinar com si aneu de vacances. Obteniu informació sobre com configurar aquesta nova opció d'estat que d'altra manera no està disponible a Microsoft Teams.👆
Escapeu dels problemes que pot crear el vostre estat
Microsoft Teams canvia el vostre estat automàticament i, en general, és bo. Però per a moltes persones que pateixen microgestió a la feina, s'acaba convertint en una molèstia quan Teams canvia automàticament el seu estat a "Lluny" de "Disponible" en cinc minuts d'inactivitat.
Si voleu evitar la situació en què el vostre supervisor acabi pensant que gairebé no esteu treballant en comptes de treballar dur, feu servir l'aplicació Mouse Jiggler per evitar els vostres problemes mantenint el vostre estat al contrari.
Enviar missatges urgents
Vols assegurar-te que el destinatari vegi el teu missatge? Marqueu-ho com a urgent i se'ls notificarà cada dos minuts durant vint minuts seguits. Són deu notificacions, i no hi ha manera que les perdin. Ara, si això sembla una mica massa, però el missatge segueix sent important que un missatge estàndard, podeu marcar-lo com a important. El destinatari no rebrà una notificació tan persistent, però tot i així sabrà que el missatge és important.
Feu clic al "signe d'exclamació" a sota del quadre de missatge al xat personal i seleccioneu la prioritat de les opcions abans d'enviar el missatge.
Personalitza les teves notificacions per a una experiència més personalitzada
De manera predeterminada, Microsoft Teams envia notificacions de tots els missatges, reaccions i mencions nous. Però Teams ofereix àmplies opcions de personalització, de manera que només podeu rebre notificacions de les coses per les quals voleu rebre notificacions.
Obriu la configuració i aneu a "Notificacions" al menú de navegació de l'esquerra.
Aquí pots modificar les teves notificacions per adaptar-les a les teves necessitats per a gairebé tot: equips i canals, xats, reunions, persones i molt més.
Utilitzeu el mode fosc quan feu un All-Nighter
Tant si vas a passar una nit tota aquesta una vegada, com si necessites treballar a la nit amb regularitat, no deixis que afecti els teus ulls o els teus patrons de son. Utilitzeu el mode fosc de Microsoft Teams per estalviar els ulls de la llum encegadora del vostre ordinador portàtil a la nit.
Aneu a la configuració des de l'aplicació d'escriptori de Microsoft Teams i canvieu el tema de "Predeterminat" a "Fosc".
Microsoft Teams té moltes coses per descobrir que de vegades pot resultar aclaparador. Aquests consells us poden ajudar a prendre les coses d'una en una i proporcionar-vos un millor maneig de les coses. En molt poc temps, seràs competent amb les maneres de Microsoft Teams, sense perdre't al laberint.