L'ordenació de dades ajuda a organitzar o organitzar les dades en un ordre específic per trobar valors ràpidament. A Excel, podeu ordenar un rang o una taula en funció de textos, números, dates i hora en una o més columnes. També podeu ordenar les dades en funció del color de la cel·la, el color de la font o la icona de format personalitzat.
Excel té diverses opcions avançades d'ordenació integrades per ajudar amb la gestió de dades. En aquest article, parlarem dels diferents mètodes d'ordenació de dades en un ordre específic, així com de diversos criteris.
Ordenació de dades en Excel
Abans d'ordenar les dades, heu de triar si voleu ordenar tot el full de treball o només un interval de cel·les.
L'ordenació organitza totes les dades del vostre full de càlcul per una o diverses columnes. També podeu triar ordenar només una columna del full de treball. Podeu ordenar les vostres dades en funció de text, números, dates i hora.
Utilitzarem l'exemple següent per mostrar-vos com realitzar els diferents mètodes d'ordenació a Excel.
Si voleu ordenar ràpidament les vostres dades, feu clic a qualsevol cel·la de la columna que vulgueu ordenar. Al full de càlcul d'exemple següent, volem ordenar les nostres dades per noms "Representants". Per tant, feu clic a qualsevol cel·la de la columna B.
Aneu a la pestanya "Dades" i feu clic a la icona d'ordenació "AZ", que ordenarà la vostra data per noms de "Representants".
Ara, les vostres dades s'ordenen per noms de representants. Quan la columna B està ordenada, les files corresponents a cada cel·la de la columna B es mouran juntament amb ella.
Ordenació de dades en una sola columna
Podeu ordenar les vostres dades en una columna, cosa que no afectarà les columnes adjacents del full de treball. Primer, seleccioneu l'interval/columna (element) que voleu ordenar.
A continuació, aneu a la pestanya "Dades" i feu clic a la icona d'ordenació. L'Excel us mostrarà un missatge d'"Avís d'ordenació". En això, seleccioneu l'opció "Continua amb la selecció actual" i feu clic a "D'acord".
Ara, només l'interval (columna) "Article" està ordenat alfabèticament. Recordeu que ordenar només una columna no coincidirà amb tot el vostre full de treball amb aquesta columna.
Classificació de dades per data/hora
Podeu ordenar la data, l'hora i el número de la mateixa manera que ordeneu el text a Excel. Els números es poden ordenar del més baix al més alt o del més alt al més baix, i les dates i l'hora es poden ordenar del més recent al més antic o del més antic al més recent.
Podeu seleccionar una cel·la a la columna que voleu ordenar i fer clic a la icona "AZ" o "ZA" a la pestanya "Ordenar i filtrar" del grup de dades per ordenar les vostres dades en ordre ascendent o descendent. O feu clic a la icona "Ordenar" al costat de les icones d'ordenació ràpida a la pestanya "Dades".
S'obrirà la finestra de diàleg Ordena. Obriu el menú desplegable "Ordenar per", aquest menú desplegable enumerarà totes les capçaleres de les vostres columnes al full de treball i, com que volem ordenar el nostre conjunt de dades per data, seleccioneu l'opció "Data de la comanda". A continuació, seleccioneu l'opció "Del més recent al més antic" al menú desplegable "Ordenar" per ordenar les dades en ordre ascendent.
El resultat es mostra a la següent captura de pantalla.
Classificació de dades per color de cel·la/color de lletra/icona de cel·la
Per ordenar les dades per color de cel·la, color de lletra o icona de cel·la, obriu el quadre de diàleg "Ordenar" fent clic a la icona "Ordenar" a la pestanya Dades. A continuació, trieu la vostra opció al menú "Ordenar per". Aquí, estem escollint "Color de la cel·la" per ordenar el conjunt de dades.
A continuació, trieu el color que voleu que estigui a la part superior de la columna. A continuació, feu clic a "D'acord".
Així serà una taula ordenada segons el color de la cel·la.
Ordenació de dades de diversos nivells (ordenació de diverses columnes)
L'ordenació de diversos nivells us permet ordenar les dades (taula) per valors d'una columna i, a continuació, tornar-les a organitzar per valors d'una o altres columnes.
Per exemple, primer estem ordenant el conjunt de dades pel nom d'"Item" i després ho tornem a ordenar per "OrderDate". Per fer-ho, seleccioneu qualsevol cel·la de la taula i feu clic a la icona "Ordenar" a la pestanya "Dades".
Al quadre de diàleg "Ordenar". Seleccioneu l'"Element" de la llista desplegable "Ordenar per". A continuació, feu clic a "Afegeix nivell" i seleccioneu "Data de la comanda" a la llista desplegable "Després per". Feu clic a "D'acord".
Ara, els registres s'ordenen per Element primer i OrderDate en segon lloc.
Ordenant en una comanda personalitzada
De vegades no voleu ordenar per text, número o data. De vegades, voleu ordenar per una altra cosa, com ara mesos, dies de la setmana, regions o algun altre sistema organitzatiu.
Anem a tenir la taula següent i la voleu ordenar en funció de la prioritat de les comandes.
Per fer-ho, feu clic a qualsevol cel·la dins del conjunt de dades i obriu el quadre de diàleg "Ordenar" des de la cinta d'Excel.
A continuació, al menú desplegable "Ordenar per", seleccioneu "Prioritat"; al menú desplegable "Ordenar per", seleccioneu "Valors de cel·la"; i al menú desplegable "Comanda", seleccioneu "Llista personalitzada".
Quan feu clic a l'opció "Llistes personalitzades" del menú desplegable, s'obrirà el quadre de diàleg Llistes personalitzades.
Aquí, escriviu la vostra llista personalitzada a "Entrades de la llista:" i feu clic a "Afegeix". Per exemple, estem afegint prioritats Alta, Normal i Baixa a la llista.
Ara s'afegeix un nou ordre d'ordenació a la llista personalitzada. Seleccioneu la llista i feu clic a "D'acord".
Ara, podeu seleccionar el vostre ordre d'ordenació personalitzat al menú desplegable "Comanda".
Ara, el conjunt de dades s'ordena per prioritat (Alta, Normal, Baixa).
Ordenació de dades en fila
En lloc de columnes, podeu ordenar les dades per files. Per fer-ho, seleccioneu qualsevol cel·la seguida i feu clic a la icona "Ordenar" del grup "Ordenar i filtrar" a la cinta.
Al quadre de diàleg "Ordenar", feu clic al botó "Opcions".
Seleccioneu l'opció "Ordenar d'esquerra a dreta" en comptes de "Ordenar de dalt a baix" a Orientació al quadre de diàleg "Opcions d'ordenació". I feu clic a "D'acord".
A continuació, seleccioneu la fila que voleu ordenar al menú desplegable "Ordena per" i feu clic a "D'acord".
Com podeu veure a continuació, el conjunt de dades s'ordena ara pels valors de la fila seleccionada.
Ara que heu après a ordenar a Excel, podeu reorganitzar ràpidament el vostre full de treball ordenant les vostres dades.