En aquest tutorial, podeu aprendre a trobar i substituir text, text amb format, caràcters especials o caràcters que no es trenquin a Word.
Suposem que sou un paralegal i que acabeu d'escriure un document legal llarg o un contracte per al vostre client, només per descobrir que heu escrit malament el nom del vostre client o el nom d'una empresa incorrecta diverses vegades al llarg del vostre document. I no teniu temps per localitzar i substituir manualment cada instància del text. Què faries? No us espanteu: podeu solucionar-ho fàcilment amb la funció de cerca i substitució de MS Word.
Cercar i substituir és una de les funcions més útils de Microsoft Word que es pot utilitzar per trobar un caràcter, una paraula o una frase en un document i substituir-los. També podeu trobar i substituir text en una secció específica de text o en un document sencer.
No només podeu trobar una paraula concreta i substituir-la per una altra, sinó que també podeu trobar text basat en el seu format, utilitzant comodins i amb el prefix o el sufix coincident. També us permet trobar i substituir text per un format específic, caràcters no imprimibles o caràcters especials. En aquesta publicació, aprendràs a trobar i substituir text a MS Word.
Cerca text a Microsoft Word
Per començar, vegem com trobar text a Excel mitjançant el panell de navegació o l'eina Cerca i substitueix. A continuació, explorarem com utilitzar l'eina Cerca i substitueix per substituir el text en funció de diferents opcions.
Cerca text
Podeu utilitzar el panell de navegació per cercar un caràcter, una paraula o un grup de paraules. I podeu accedir a aquest panell de navegació des de la cinta o prement una tecla d'accés ràpid Ctrl + F.
Per accedir-hi, al tauler de navegació (Find Command), primer, obriu la paraula en què voleu cercar text. A continuació, aneu a la pestanya "Inici" i feu clic al botó "Cerca" del grup d'edició de la cinta. O podeu prémer les tecles de drecera Ctrl + F al teclat.
Això obrirà el panell de navegació a l'esquerra de la finestra. Escriviu el text o la frase que voleu trobar al quadre de text "Cerca el document" del panell de navegació i premeu "Intro". A mesura que escriviu, l'eina us mostrarà totes les coincidències relacionades. Al nostre exemple, escriurem "Tate".
L'ordre Cerca cerca tot el text coincident al document i el ressalta en groc. El panell de navegació mostra totes les instàncies de la paraula de cerca (Tate) com a vista prèvia dels resultats
L'eina no només ressalta les paraules exactes, sinó que fins i tot destaca les paraules que coincideixen parcialment.
Podeu utilitzar les fletxes cap amunt i cap avall al costat del quadre de text per saltar al resultat de la cerca anterior o següent. O podeu fer clic en un dels resultats a sota del camp de cerca per anar-hi directament.
En lloc de cercar un text o una frase a tot un document, també podeu cercar un document gran per encapçalaments. Per fer-ho, feu clic a la pestanya "Encapçalaments" i seleccioneu un encapçalament al panell de navegació per navegar pels encapçalaments del document.
Per cercar pàgines a Word, feu clic a la pestanya "Pàgines" del panell de navegació i seleccioneu una de les imatges en miniatura de totes les vostres pàgines que vulgueu veure. A continuació, podeu cercar un text específic en aquesta pàgina.
Un cop hàgiu acabat d'editar el document, tanqueu el panell de navegació i els elements destacats desapareixeran.
Cerca avançada
Si busqueu paraules o frases més específiques, per exemple, paraules amb un tipus de lletra o estil determinats, caràcters especials o només paraules completes, podeu utilitzar la funció de cerca avançada per localitzar-les. Aquesta eina us permet personalitzar la cerca amb diverses opcions. Així és com:
Aneu a la pestanya "Inici", feu clic a la fletxa cap avall al costat de la icona "Cerca" al grup d'edició i seleccioneu "Cerca avançada". O premeu Ctrl + H tecles de drecera per obrir l'eina Cerca i substitueix.
O fins i tot podeu iniciar l'eina Cercar i substituir des del panell de navegació fent clic a la icona de la lupa al quadre de text Cerca document i seleccionant l'opció "Cerca avançada".
Apareixerà el quadre de diàleg Cerca i substitueix. Aquí podeu fer una cerca bàsica, però si voleu personalitzar la cerca amb més opcions, feu clic a Més >> botó.
Quan amplieu el botó Més, trobareu més opcions amb les quals podreu fer cerques més avançades.
Seleccioneu una o més opcions a la secció Opcions de cerca i feu clic a "Cerca el següent" per veure el resultat.
- Cas de correspondència: Si la casella Coincideix amb majúscules i minúscules està marcada, cerca el text que coincideix exactament amb les lletres majúscules i minúscules que escriviu al camp "Cerca què".
- Cerca només paraules senceres: Aquesta opció cerca el text que no és parcial o part d'una altra paraula, només troba les paraules senceres que coincideixen exactament.
- Utilitzeu comodins: Aquesta opció és l'oposada a l'opció "Troba només paraules senceres". Els comodins que podeu utilitzar són un sol caràcter (?) i diversos caràcters (*). Per exemple, quan cerqueu "Wall*", obtindreu Walls, Wallmart o Wallpaper, etc.
- Sona com: Aquesta opció cerca paraules o frases que sonen fonèticament semblants, com ara "ulls", quan cerqueu "gel" o "formiga" per "tia".
- Cerca totes les formes de paraula: Aquesta opció troba totes les variants de paraules (totes les formes verbals). Per exemple, quan cerqueu natació, obtindreu natació, natació i natació.
- Prefix de coincidència: Això cerca paraules amb els mateixos prefixos. Per exemple, cerqueu bombo i pot ser que us torneu hiperactiu, hipersensible, hipercrític.
- Sufix de concordança: Això cerca paraules amb els mateixos sufixos. Per exemple, cerqueu menys, i podreu arribar a una infinitat, sense edat, sense llei, sense esforç.
- Ignora els caràcters de puntuació: Aquesta opció us permet ignorar els caràcters de puntuació d'un text quan cerqueu. Per exemple, trobar la paraula "Sra. Jones" quan vau cercar "Mrs Jones".
- Ignora els espais en blanc: Aquesta opció us permet ignorar els espais en blanc entremig. Per exemple, trobar la paraula "Els dies són bons" quan cerqueu "Els dies són bons".
Aplicarem algunes d'aquestes opcions i veurem com funciona amb un exemple.
Cas de partit
Per exemple, suposem que cerquem la paraula "REVISTA" en majúscules sense l'opció de coincidència entre majúscules i minúscules habilitada. Escriviu la paraula al camp "Troba què" i feu clic al botó "Cerca el següent".
Al menú desplegable "Cerca" a Opcions de cerca, trieu "Abaix" per començar a buscar de dalt a baix del document, trieu "avall" per començar a mirar de baix a dalt del document o "Tot" per cerca per tot el document.
Quan feu clic a "Troba el següent", ressaltarà la primera instància de la paraula en gris. Quan torneu a fer clic a "Troba el següent", seleccionarà la següent instància de la paraula. A mesura que feu clic a Cerca el següent cada cop, ressaltarà la paraula coincident d'una en una.
Si voleu ressaltar totes les instàncies de la paraula alhora, feu clic al botó "Resalta la lectura" i seleccioneu "Resalta-ho tot".
Obtindreu diverses coincidències amb la paraula ressaltada en groc.
Però si cerquéssim la mateixa paraula (en majúscules) amb la coincidència entre majúscules i minúscules activades, no obtindríem cap resultat. Perquè l'eina només cerca la paraula que coincideixi exactament amb les majúscules que hem escrit anteriorment.
Cerca totes les formes de paraules
En un altre exemple, si cerquéssim la paraula "escriure" amb l'opció "Troba totes les formes de paraula (anglès)" activada, obtindríem totes les variants de la paraula.
Word trobarà totes les formes verbals de la paraula tal com es mostra a continuació.
Cerca avançada amb format
També podeu cercar una paraula o frase determinada amb un format específic aplicat.
Per trobar paraules amb format, primer, escriviu la paraula al quadre "Cerca què" i feu clic al botó desplegable "Format" a la part inferior del quadre de diàleg Cerca i substitueix. A continuació, trieu el format en què voleu cercar la paraula.
Fins i tot podeu trobar paraules amb un format de lletra específic, paràgrafs amb una alineació i un format específics, pestanyes, paraules en un idioma determinat, marc de text, estil i ressaltat.
Anem a cercar la paraula amb un format de lletra determinat, així que estem escollint "Font". A la finestra Cerca font, especifiqueu el format com es mostra a continuació i feu clic a "D'acord".
El format escollit "Font: (predeterminat) STXingkai, cursiva" apareixerà al quadre de text "Cerca què" al quadre de diàleg Cerca i substitueix. Ara feu clic a "Destaca-ho tot" per trobar les paraules coincidents amb aquest format.
Com podeu veure, l'eina només ressalta les paraules amb aquest format de lletra específic, mentre que no ressalta la mateixa paraula coincident en un format de lletra diferent.
Per esborrar el format de la cerca, feu clic al botó "Sense format" a la part inferior del quadre de diàleg Cerca i substitueix.
Cerqueu text amb només format
Fins i tot podeu trobar textos amb només format. Ni tan sols cal escriure una paraula o frase, només podeu especificar l'únic format del text.
I l'eina us trobarà totes les paraules o frases amb el format coincident.
L'eina Cerca i substitueix també us permet trobar caràcters o caràcters especials ininterromputs o paraules amb caràcters especials escollint el(s) caràcter(s) del botó desplegable "Especial" a la part inferior del quadre de diàleg Cerca i substitueix.
Cerca i substitueix text a MS Word
Fins ara, heu après com trobar text i com trobar text amb opcions avançades, ara vegem com substituir el text trobat.
La funció de substitució us permet trobar una paraula o un grup de paraules i substituir-la per una altra cosa o trobar una paraula basada en el format del text i substituir-la per un altre text, o trobar una paraula específica i substituir-ne el format, o trobar i substituir caràcters. amb altres caràcters o paraules especials.
Cerca i substitueix text
Per trobar i substituir una paraula o frase determinada per una altra, aneu al grup d'edició a la pestanya "Inici" i feu clic a l'ordre "Substituïu". Alternativament, també podeu prémer la drecera del teclat Ctrl + H.
Això obrirà el quadre de diàleg Cerca i substitueix. Al quadre de diàleg Cerca i substitueix, empleneu els dos camps:
- Escriviu el text que voleu cercar al camp "Cerca què:".
- Escriviu el text amb el qual voleu substituir-lo al camp "Substitueix per:".
Un cop introduïu els textos necessaris, podeu fer clic al botó "Substitueix" per substituir el text un per un o "Substitueix-ho tot" per substituir totes les instàncies de la paraula alhora.
La substitució de tot el text pot provocar errors al document si no sou prudent. Per exemple, si estàs substituint totes les paraules "Ell" per "Ella", també pot substituir les paraules Cap per Shead, ajuda amb Shelp, escalfa amb Sheat, etc. Per tant, de vegades, és millor substituir-los un a la vegada.
Feu clic a "Cerca el següent" per trobar la primera instància del text ressaltada en gris i feu clic a "Troba el següent" de nou per anar a la següent instància.Reviseu cada instància i feu clic a "Substitueix" per intercanviar el text ressaltat actualment.
Podeu fer clic a la barra de títol del quadre de diàleg Cerca i substituir i arrossegar-la cap a fora per veure els resultats que hi ha darrere.
Un cop hàgiu acabat, feu clic al botó "Tancar" per tancar el quadre de diàleg.
Nota: Si deixeu el camp "Substitueix amb" en blanc, el text de cerca del camp "Troba què" se suprimirà del document.
Cerca i substitueix text avançat
Si voleu substituir paraules més específiques, com ara paraules amb puntuació, majúscules, cert tipus de lletra o estil, o fins i tot caràcters especials, podeu utilitzar les opcions de cerca avançada de l'eina Cerca i substitueix.
Per accedir a les opcions avançades de Cercar i substituir, feu clic al botó "Més >>" a la part inferior del diàleg.
Aquí teniu diverses opcions de cerca i substitució que podeu utilitzar per restringir la cerca.
Com hem comentat anteriorment a la secció Cerca avançada, ja sabeu per a què serveix cada opció de les Opcions de cerca.
Seleccioneu una o més opcions a les Opcions de cerca i feu clic a "Cerca el següent" per trobar les paraules coincidents o feu clic a "Substitueix" per substituir una instància a la vegada o feu clic a "Substitueix-ho tot" per intercanviar cada instància alhora.
Exemple:
Com hem esmentat abans, aquesta eina troba les combinacions de caràcters de la paraula donada, fins i tot com a part d'altres paraules.
Per exemple, quan cerquem la paraula "Tate" al document, troba aquesta combinació de caràcters fins i tot com a part d'altres paraules com "Estats Units".
I això no és ideal quan substituïm aquestes paraules. A més, si feu centenars de coincidències, trigaria una eternitat a substituir les paraules una per una.
Per solucionar-ho, marqueu l'opció "Troba només paraules senceres", per trobar les paraules que no són parcials o que formen part d'altres paraules, només troba paraules senceres que coincideixen exactament. Aquí, també vam comprovar l'opció "Coincidir amb majúscules i minúscules" per assegurar-nos que coincideix exactament amb les lletres majúscules i minúscules. A continuació, feu clic a "Substitueix" o "Substitueix-ho tot" per substituir les paraules.
Podeu utilitzar la resta de les opcions anteriors de manera similar per personalitzar la cerca per trobar paraules específiques.
Cerqueu text i substituïu el format
També podeu trobar una paraula concreta i substituir-la per la mateixa paraula però amb un format específic o substituir-la per una altra paraula amb format.
Per exemple, volem trobar i substituir tota la paraula "Lytle" per un format de lletra específic. Per substituir el format, escriviu la paraula que voleu trobar al camp "Troba què" i seleccioneu l'opció "Troba només paraules senceres" per cercar només aquesta paraula sencera. A continuació, feu clic al botó "Format" a la part inferior del quadre de diàleg i trieu "Font de lletra".
Podeu substituir paraules per altres opcions de format, com ara Estil, Paràgraf, Marc, etc.
Al diàleg Substitueix el tipus de lletra, trieu l'estil de format que vulgueu, com ara el tipus de lletra, l'estil de lletra, el color de la lletra, etc. En el nostre cas, estem escollint el tipus de lletra "Elephant" i l'estil "Itàlica". A continuació, feu clic a "D'acord" per aplicar.
De tornada al quadre de diàleg "Cerca i substitueix", podeu veure que el format escollit està definit per a "Substitueix per:". Com que només substituïm el format de la paraula, deixeu el camp "Substitueix per:" en blanc. A continuació, feu clic al botó "Substitueix" o "Substitueix-ho tot" per substituir el format.
Un cop feu clic al botó "Reemplaça-ho tot", apareixerà un quadre de missatge que us informarà de quantes substitucions s'han fet (en el nostre cas, 222).
Com podeu veure, totes les instàncies de la paraula "Lytle" es substitueixen per un format especificat.
Cerqueu text amb un format específic i substituïu-lo
Si voleu trobar un text que tingui un estil de format determinat i substituir-lo per un altre text, sense canviar el format o amb un format diferent, podeu fer-ho aplicant aquest format a la paraula Cerca. Aquí teniu com ho feu:
Per exemple, volem trobar i substituir el text 'Leatherman', que té un format particular (Font: Old English Text MT, Estil: Cursiva, Color: Blau, Accent 5), pel text 'Lincoln' (sense canviar el format). ).
Primer, escriviu el text que voleu cercar (en el nostre cas, Leatherman) al camp "Troba què". A continuació, feu clic al botó "Format" i trieu les opcions que calgui (Tipus de lletra).
Al quadre de diàleg Cerca font, seleccioneu el format necessari amb el qual trobarem el text. Al nostre exemple, el text "Leatherman" es troba en format "Font: Old English Text MT, Estil: Cursiva i Color: Blau, Accent 5". Un cop seleccionades les opcions, feu clic a "D'acord".
Ara, les opcions de format seleccionades haurien d'aparèixer al camp de text "Cerca què" a la secció Cerca i substitueix.
A continuació, escriviu el text amb el qual voleu que se substitueixi (Lincon) al camp "Substitueix per:" i feu clic a "Substitueix-ho tot". També podeu afegir format al text de substitució si voleu.
Un cop feu clic a "Substitueix-ho tot", es substituiran totes les instàncies i un missatge us mostrarà quantes substitucions s'han fet.
Com podeu veure, totes les instàncies del 'Leatherman' amb format es substitueixen per 'Lincoln' sense canviar el format.
Cerca i substitueix caràcters especials/caràcters que no s'imprimeixen
La funció de cerca i substitució també us pot ajudar a trobar caràcters especials i substituir-los per altres caràcters especials, com ara ®, é, ä o qualsevol altre caràcter que aparegui al quadre de diàleg Símbol. També podeu trobar i substituir caràcters que no s'imprimeixin, com ara salts de línia manuals, caràcters de tabulació, marques de paràgraf, etc. Fins i tot podeu substituir caràcters especials per text i viceversa.
Per exemple, si voleu trobar i substituir la paraula "protegit" per "protegit", escriviu "protegit" al quadre Cerca què i escriviu "protegit" al quadre "Substituïu per". A continuació, feu clic a "Substitueix" o "Substitueix-ho tot" per substituir-los.
Com podeu veure, els textos trobats se substitueixen per un text de substitució amb caràcters especials.
De vegades, voleu substituir els salts de línia manuals (caràcters que no s'imprimeixen) per marques de paràgraf; en aquests casos, heu d'inserir el codi de caràcter respectiu a les caselles "Troba què" i "Substitueix per".
Per exemple, volem substituir tots els salts de línia manuals als documents per marques de paràgraf. El codi de caràcter per a un salt de línia manual i una marca de paràgraf és '^l' i '^p' respectivament. Podeu escriure el codi o, si no el coneixeu, feu servir el botó "Especial" per inserir el codi.
Per inserir caràcters que no es trenquin, primer, seleccioneu el quadre de text on voleu inserir. A continuació, feu clic al botó "Especial" a la part inferior del quadre de diàleg Cerca i substituïu i seleccioneu un element de la llista.I l'eina inserirà automàticament el codi de caràcter corresponent al quadre de text.
A l'exemple, estem escollint "Salt de línia manual" per al camp "Troba què".
I "Marca de paràgraf" per a "Substituir per".
A continuació, feu clic a "Cerca el següent" per veure on es troben els salts de línia. Ara, feu clic a "Substitueix-ho tot" per substituir tots els salts de línia manuals als documents.
Com podeu veure a continuació, els salts de línia manuals es substitueixen per marques de paràgraf.
De la mateixa manera, també podeu substituir caràcters no trencadors/caràcters especials per text i viceversa.
Això és tot el que necessiteu saber per trobar i substituir text a Microsoft Word.