Guia completa per a professors i formadors per crear sessions de treball virtuals i assignar tasques de grup als participants en una reunió de Zoom
Moltes organitzacions, ja siguin escoles, tutoria virtual i fins i tot empreses, han passat a les reunions/trucades de Zoom des que ens va afectar la pandèmia. L'eficiència d'aquesta plataforma de videoconferència en línia ha estat força notable. El programari fins i tot facilita la creació de sessions de treball virtuals per ajudar els professors i formadors a assignar tasques de grup als participants en una reunió de Zoom.
Les Breakout Rooms són especialment útils per als professors que fan classes en línia per als estudiants. Suposem, per exemple, que per a una tasca o projecte en grup, un professor pot crear sales de treball a Zoom i assignar estudiants en grups a cada sala de treball. Els alumnes podran col·laborar en el treball en grup a l'aula de treball que se'ls ha assignat i el professor pot vigilar els alumnes a cada aula. Igual que una autèntica aula.
Com habilitar les sales de descans
Només els comptes "administradors" poden crear i utilitzar Breakout Rooms amb zoom. Si sou professor d'una escola, demaneu a l'administració de TI de la vostra escola que habiliti la funció de sales de treball per a tots els professors.
Si teniu accés d'administrador al vostre compte de Zoom, aneu a zoom.us/profile, feu clic a l'opció "Configuració" a la secció "Personal" a la part esquerra i feu clic a "En reunió (avançat) 'opció a la dreta per continuar.
La segona opció a la configuració de la reunió avançada seria la que busquem. Activeu l'opció "Breakout Room" fent lliscar la barra de commutació al costat fins al blau.
Ara, podríeu distribuir els participants de la vostra reunió en grups separats perquè puguin col·laborar en les tasques en grups.
Després d'habilitar Breakout Rooms al vostre compte, creeu una reunió de Zoom i convideu-hi tots els participants.
Creació de sales de treball en una reunió de Zoom
A la finestra de la reunió de Zoom, veureu l'opció "Sales de grup" a la barra de control de l'amfitrió. Feu-hi clic per configurar les sales de treball per a la reunió en curs.
Al diàleg emergent de la sala de treball, podeu triar el nombre de sales en què voleu dividir els participants. Feu clic al quadre al costat de l'opció "Assigna participants a" i introduïu el nombre de sales de treball que voleu crear.
Podeu dividir els assistents vosaltres mateixos escollint l'opció "Manualment". O podeu mantenir l'opció "Automàtica" per defecte activada per permetre que Zoom divideixi els participants de manera proporcional en grups separats en funció del nombre de sales de treball que hàgiu triat crear. Mostrarà el nombre de participants que s'afegiran a cada sala a la part inferior del quadre de diàleg.
Un cop hàgiu acabat amb els detalls, feu clic al botó "Crea sales" a la part inferior del quadre de diàleg.
Zoom crearà les sales de treball i afegirà aleatòriament el mateix nombre de participants a cada sala (sempre que hi hagi un nombre parell de participants a la reunió) si heu seleccionat l'opció "Automàtic".
De manera predeterminada, les sales de descans s'anomenen com a "Sala de descans 1", "Sala de descans 2", i així successivament. Podeu canviar el nom de les sales de grup si passeu el cursor del ratolí per sobre del nom de la sala i seleccioneu l'opció "Canvia el nom".
Moure o intercanviar participants entre sales de treball
Si l'ordenació automàtica de Zoom no us sembla bé, podeu moure o intercanviar participants entre les sales de treball passant el cursor per sobre del nom dels participants i seleccionant les opcions "Mou a" o "Canvi".
Per traslladar un participant determinat a una altra habitació, feu clic al botó "Mou a" al costat del nom de la persona (després de passar el cursor) i seleccioneu l'habitació que voleu assignar-li.
De la mateixa manera, intercanvieu un participant amb algú d'una habitació diferent seleccionant l'opció "Intercanvi" al costat del seu nom.
Configura les opcions de les sales de descans
Per personalitzar encara més les sales de treball per a la vostra reunió, feu clic al botó "Opcions" a la part inferior del diàleg de les sales de treball.
A la pantalla d'Opcions, podeu activar l'opció "Mou tots els participants a les sales de treball automàticament" per admetre automàticament i unir els participants a les sales assignades. Si no feu servir aquesta opció, els participants haurien d'unir-se manualment a les sales de treball després d'obrir les sales per accedir-hi.
A les opcions, també podeu configurar les sales de treball per tancar automàticament després d'un temps especificat introduint el nombre de minuts que voleu que durin les sessions de treball, i també podeu habilitar un "Temporitzador de compte enrere" perquè els vostres participants sàpiguen quan una sala de descans està a punt de tancar.
Inicieu la Sessió Breakout
Finalment, inicieu la sessió de treball obrint totes les sales de treball perquè els participants s'uneixin i comencin a treballar en la tasca del grup. Feu clic al botó "Obre totes les habitacions" a la part inferior.
Si no havíeu activat l'opció d'unir-se automàticament als participants a les sales de treball, els participants veurien el quadre de diàleg següent a les seves pantalles de reunió de Zoom per unir-se a la sala de treball creada per a ells.
Transmet un missatge a totes les sales de descans
Un cop obertes les vostres sales de treball i tots els participants s'hagin unit a les seves respectives sales, podeu enviar un missatge de difusió a tots fent clic al botó "Emet un missatge a tots" a la finestra de les sales de treball.
Uneix-te tu mateix a una sala de descans
En aquest moment, com a amfitrió, també podeu escollir unir-vos a una sala de treball per vigilar o ajudar els participants amb alguna cosa. A la finestra de configuració de Breakout Rooms, feu clic al botó "Unir-vos" al costat de la sala a la qual voleu unir-vos.
Tancant totes les sales de descans
Un cop finalitzada la sessió grupal i voleu que tots els participants tornin a unir-se a la reunió principal, feu clic al botó "Tanca totes les sales" en vermell a la part inferior del quadre de diàleg de la sala de treball.
Això portarà tots els participants a la reunió principal de Zoom.
Consell de bonificació: assigneu prèviament les sales de descans a les reunions programades
Com que Breakout Rooms és útil sobretot per als professors que fan classes en línia, és probable que sovint programeu les vostres reunions amb els participants perquè tothom pugui esborrar els seus calendaris i estigui disponible per unir-se a la reunió a l'hora programada.
Afortunadament, podeu configurar Breakout Rooms per a reunions programades així com per assignar prèviament els participants a Breakout Rooms perquè pugueu estalviar-vos el temps que dediqueu a configurar les sessions de treball mentre la reunió està en curs.
Per poder assignar prèviament sales de grups a les reunions programades, heu d'habilitar l'opció per a la mateixa a la pàgina zoom.us/account/setting.
Feu clic a l'opció que hi ha a sota de la fila "Breakout Room", que diu "Permet que l'amfitrió assigni els participants a sales de treball durant la programació".
Un cop fet això, desplaceu-vos cap amunt i seleccioneu l'opció "Reunions" a la secció "Personal". A continuació, seleccioneu també qualsevol reunió a la qual vulgueu afegir sales de descans a la llista "Properes reunions".
Ara, trieu l'opció "Edita aquesta reunió" a la part inferior de la pàgina de la reunió escollida.
Nota: Si encara no teniu cap reunió programada, feu clic al botó "Programar una reunió nova" per crear una reunió nova i configurar-la de la següent manera.
Baixeu més avall a la pàgina d'edició/creació de reunions per trobar la secció anomenada "Opcions de reunió". Marqueu la casella que hi ha al costat de l'opció que diu "Assigna prèvia de la sala de grups".
A continuació, feu clic a l'enllaç "Crea sales" per crear i assignar prèviament sales de treball als participants de la reunió.
Feu clic al botó "+" al costat de "Sales" al quadre de diàleg emergent per afegir una sala de descans a la reunió programada.
Un cop creada una sala, feu clic al quadre de camp "Afegeix participants" per escriure els noms dels participants i assignar-los prèviament a la sala de treball.
Repetiu el mateix pas per a totes les sales de treball que vulgueu crear. Un cop fet, feu clic al botó "Desa" a la part inferior dreta del diàleg.
Finalment, deseu les Opcions de reunió per a la reunió programada fent clic al botó "Desa".
La creació de sales de treball pot ser un procés elaborat, però segur que és eficient. Amb això, podràs gestionar millor les trucades del teu equip, les aules virtuals o qualsevol tipus de sessions de formació.