Preneu notes automatitzades en una reunió mitjançant la funció de transcripcions en directe a Microsoft Teams.
Els equips de Microsoft solien estar força avançats en l'horda d'aplicacions de col·laboració de Workstream. Però darrerament, ha anat avançant encara més els seus límits per mantenir-se rellevant en els temps canviants. Gràcies al canvi dràstic en tota l'equació que envolta la nostra manera de treballar i la competició descoratjadora, Microsoft Teams ha estat constantment aportant el seu joc A.
L'última incorporació a l'arsenal de funcions que ofereix Teams són les transcripcions de reunions en directe. Les transcripcions en directe estan disponibles durant una reunió i no cal que enregistreu una reunió per generar aquestes transcripcions.
Les transcripcions poden millorar molt la vostra experiència de reunió. No només fan que les vostres reunions siguin més productives automatitzant les notes de la reunió. Tot i que no haver de prendre notes manualment és un gran avantatge. També fan que les reunions siguin més inclusives per als participants sords o amb discapacitat auditiva, en un lloc sorollós o amb un nivell diferent de competència lingüística.
En què és diferent la transcripció dels subtítols en directe?
Microsoft Teams té una funció de subtítols en directe des de fa força temps. Aleshores, què té d'especial les transcripcions de reunions? La diferència més gran és la disponibilitat.
Les transcripcions estan disponibles després d'una reunió. I pots descarregar-los i compartir-los amb qualsevol persona. Precisament per això els vam anomenar "notes de reunió automatitzades". Però Teams no desa els subtítols.
A més, quan activeu els subtítols, només els podeu veure, però la transcripció és visible per a tothom, tot i que els usuaris poden optar per amagar-los.
Si el motiu principal pel qual voleu habilitar les transcripcions és fer que la reunió sigui més inclusiva i accessible, podeu anar amb transcripcions o subtítols. Però per tenir un registre de tota la reunió, la transcripció és el camí a seguir.
Requisits previs per utilitzar la transcripció a Misrosoft Teams
Hi ha unes quantes cadenes adjuntes amb l'ús de transcripcions a Microsoft Teams. En primer lloc, només està disponible per a reunions programades, i no per a reunions de canal o "Consulta ara". Per tant, si la vostra agenda és inclusiva i més comprensible en una reunió improvisada o de canal, podeu optar per subtítols en directe.
A més, la funció només està disponible quan l'idioma parlat és l'anglès dels EUA. A més, només es pot utilitzar des de l'aplicació d'escriptori i només està disponible per a determinades llicències. Bàsicament significa que els usuaris gratuïts de Microsoft Teams i els tipus de llicència exclosos no tenen accés a la funció.
Les organitzacions amb les següents llicències tenen accés a les transcripcions a Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, SKU de Microsoft 365 Business Premium.
Els usuaris de GCC, GCC-High i DoD no són aptes per utilitzar la funció.
L'administrador de TI també hauria d'habilitar la transcripció per a l'organització. Si no trobeu l'opció per a la transcripció, hauríeu de contactar amb l'administrador.
Habilitació de la transcripció per a la vostra organització
Si sou administrador de TI de la vostra organització, aneu al centre d'administració d'equips.
Els administradors de TI de l'organització poden habilitar la transcripció per a tothom inclòs-la a la política global o persones selectes tenint polítiques diferents per a diferents usuaris.
Des del tauler de navegació de l'esquerra, feu clic a l'opció "Reunions".
Poques opcions s'ampliaran a sota. Seleccioneu "Polítiques de reunió" d'aquestes.
Per habilitar l'opció per a tota l'organització, feu clic a l'opció o a "Global (predeterminat per a tota l'organització)".
Desplaceu-vos cap avall fins a la secció "Àudio i vídeo". A continuació, assegureu-vos que l'opció "Permet la transcripció" estigui activada.
Per activar-lo de manera selectiva, teniu dues opcions. Podeu tenir-lo activat per a tota l'organització, crear una política personalitzada on l'opció de Transcripció no estigui habilitada i assignar la política als usuaris als quals no voleu accedir a la funció. O podeu anar en la direcció exacta oposada, on l'opció no està habilitada globalment, sinó només a la política personalitzada i podeu assignar-la als usuaris que voleu que puguin accedir a la funció.
Per crear una política de reunió nova, aneu a la pàgina "Polítiques de reunió" i feu clic al botó "Afegeix".
Doneu el nom a la política i configureu-la de la manera que vulgueu. Feu clic al botó "Desa".
Per assignar la política als usuaris, seleccioneu-la i feu clic al botó "Gestiona usuaris".
Apareixerà un panell a la dreta. Cerqueu els usuaris als quals voleu assignar la política i feu clic al botó "Aplica".
També podeu assignar polítiques a qualsevol grup d'usuaris de la vostra organització.
Ús de la funció de transcripció a les reunions
L'ús de la funció a les reunions és un passeig pel parc. Però recordeu que només podeu transcriure les reunions programades. Inicieu o uniu-vos a la reunió programada des del vostre esdeveniment del calendari.
L'organitzador de la reunió i les persones del mateix inquilí poden iniciar les transcripcions. Els convidats, les persones d'un altre inquilí i els usuaris anònims (persones que no volen ser identificades a les transcripcions) no poden iniciar la transcripció en una reunió.
Per iniciar una transcripció, aneu a "Més accions" des de la barra d'eines de la reunió.
A continuació, seleccioneu "Iniciar transcripció" entre les opcions.
Veureu un avís que indica que la transcripció ha començat i hauríeu de fer saber a tothom que s'estan transcrivant. Però altres participants també veuran l'avís que s'està transcriu la reunió. No obstant això, hauríeu d'informar a tothom com a cortesia per als participants que s'han unit des d'un telèfon.
El tauler de transcripció apareixerà a la dreta. La transcripció també inclourà el nom d'usuari i la icona de perfil del participant, així com el segell de temps.
Tots els participants a la reunió poden mostrar o amagar el tauler de transcripció en qualsevol moment. Feu clic al botó "Tancar" al tauler per amagar-lo.
També podeu anar al menú Més accions i seleccionar "Amaga transcripció" des d'allà.
Per mostrar el tauler, seleccioneu "Mostra transcripció" al menú Més accions.
L'organitzador de la reunió i els presentadors poden aturar la transcripció i reiniciar-la en qualsevol moment de la reunió. Per aturar la transcripció, aneu al menú Més accions i seleccioneu "Aturar transcripció".
Tothom rebrà un avís que has deixat de transcriure. La transcripció s'aturarà automàticament quan tothom surti de la reunió.
Descàrrega i compartició de transcripcions
Les transcripcions de la reunió es poden descarregar automàticament després de la reunió a l'esdeveniment del calendari. Aneu a "Calendari" des del tauler de navegació de l'esquerra.
A continuació, obriu l'esdeveniment per a la reunió programada.
La pàgina de la reunió tindrà una pestanya addicional a la part superior: "Enregistraments i transcripcions".
La transcripció sencera estarà disponible per veure'l allà. Per descarregar-lo, feu clic al botó de descàrrega.
Podeu descarregar la transcripció com a fitxer .vtt (un format popular per a transcripcions) o com a fitxer .docx (document de Word).
Les transcripcions es poden baixar des dels comptes dels participants fins que l'organitzador de la reunió les suprimeixi.
Els participants mòbils no poden veure la transcripció a l'aplicació mòbil. Per fer-lo accessible als participants mòbils, baixeu el fitxer i pengeu-lo al xat. Aneu al xat de la reunió i feu clic al botó "Adjunta" per carregar el fitxer.
Els participants mòbils poden trobar el fitxer al seu xat.
Amagar la vostra identitat a les transcripcions
Els equips poden identificar la persona que parla i les transcripcions de les reunions inclouen automàticament el nom d'usuari i el nom de la persona. Si voleu mantenir l'anonimat en les transcripcions, podeu amagar la vostra identitat. Però ho has de fer abans d'una reunió.
Feu clic a la icona "Configuració i més" (menú de tres punts) al costat de la icona del vostre perfil a la barra de títol. A continuació, seleccioneu "Configuració" al menú.
S'obrirà la configuració. Al menú de navegació de l'esquerra, aneu a "Subtítols i transcripcions".
A continuació, desactiveu l'opció "Identifica'm automàticament als subtítols i transcripcions".
Les transcripcions són una característica fantàstica i Microsoft Teams sens dubte les fa fàcils d'utilitzar. Així que la propera vegada que vulgueu prendre notes de la reunió o que vulgueu fer que el contingut de la reunió sigui accessible per a tothom, podeu transcriure tota la reunió.