Podeu crear una llista desplegable a Fulls de càlcul de Google utilitzant la llista d'elements d'un rang de cel·les o introduint-los manualment.
Una llista desplegable (també coneguda com a menú desplegable o menú desplegable) és un menú, semblant a un quadre de llista, que permet als usuaris triar una opció d'una llista d'opcions predefinides. La llista desplegable assegura que els usuaris només introdueixen a les cel·les els valors disponibles en una llista determinada.
Quan col·laboreu a Fulls de càlcul de Google, de vegades, és possible que vulgueu que altres usuaris introdueixin valors repetits en una columna. Per evitar inexactituds, errors d'ortografia i fer que l'entrada de dades sigui un element de fixació, és possible que vulgueu afegir una llista desplegable per assegurar-vos que els usuaris només introdueixen els valors proporcionats.
Per exemple, esteu creant una llista de tasques que voleu que realitzi el vostre equip. I voleu que el vostre equip actualitzi l'estat de cada tasca com a Fet, Pendent, Prioritat, Omès i Tasca en curs. Per fer-ho, podeu crear un menú desplegable amb una llista d'estats de tasques on l'usuari pot seleccionar en comptes d'introduir les dades manualment.
En aquest tutorial, tractarem tot sobre la creació i la gestió d'una llista desplegable a Fulls de càlcul de Google.
Creació d'una llista desplegable a Google Sheets
El desplegable és una funció de validació de dades que permet als usuaris controlar què es pot introduir al full de treball. Podeu crear ràpidament un menú desplegable mitjançant el diàleg de validació de dades de Google Sheets.
Hi ha dues maneres d'afegir un menú desplegable a Fulls de càlcul de Google. Podeu fer una llista desplegable amb els valors d'un rang de cel·les o especificar manualment elements per a la llista.
Creeu un menú desplegable utilitzant un rang de cel·les a Google Sheets
Podeu crear una llista desplegable a Fulls de càlcul de Google utilitzant una llista d'elements continguts en un rang de cel·les.
Primer, obriu el full de càlcul de Google i introduïu la llista d'elements en un rang de cel·les que voleu incloure a la llista desplegable. Aquí, en aquest full de càlcul d'exemple, tenim una llista de noms de ciutats com a sucursals.
A continuació, seleccioneu la cel·la o l'interval de cel·les on voleu crear la llista desplegable. Pot estar en el mateix full de treball o en un full de treball independent.
A continuació, feu clic al menú "Dades" a la part superior del full de càlcul i seleccioneu l'opció "Validació de dades" al menú desplegable.
O feu clic amb el botó dret després de seleccionar les cel·les i seleccioneu "Validació de dades" a la part inferior del menú contextual.
Apareixerà el quadre de diàleg de validació de dades. Aquí podeu definir i personalitzar la vostra llista desplegable amb diferents configuracions.
Interval cel·lular
El primer camp, "Interval de cel·les", especifica la ubicació on es crearà la llista desplegable. Com que ja hem seleccionat un interval per a això, s'omple automàticament.
També podeu canviar-ho fent clic a una "icona de taula" al camp Interval de cel·les i seleccionant l'interval de cel·les on voleu inserir la llista desplegable.
Criteris
A continuació, la secció Criteris té una llista d'opcions en un desplegable i només necessiteu les dues primeres opcions. No podeu crear un menú desplegable amb les altres opcions.
Feu clic al menú desplegable i seleccioneu l'opció "Llista d'un interval" per afegir un interval com a criteri.
Al camp que hi ha al costat, introduïu la referència/interval de cel·la que conté tots els valors que voleu incloure a la llista desplegable. En lloc d'introduir manualment l'interval, només cal que feu clic a la icona "Selecciona l'interval de dades" (icona de la taula).
Apareixerà una altra finestra emergent anomenada Selecciona un interval de dades. Ara, només cal que seleccioneu la cel·la/l'interval que conté la llista d'elements i la ubicació s'afegeix automàticament al quadre de diàleg "Seleccioneu un interval de dades". A continuació, feu clic a "D'acord". Quan seleccioneu un interval d'un full diferent, el nom del full també s'inclou a la ubicació de la llista.
A l'exemple anterior, la llista d'elements a A2:A13 del full 3 i el desplegable s'estan creant a C2:C17 del full 4.
Mostra la llista desplegable a la cel·la
Assegureu-vos que la casella de selecció "Mostra la llista desplegable a la cel·la" estigui activada. Si aquesta opció no es marca, encara podeu introduir els elements de la llista fent doble clic a la cel·la, però no veureu la icona desplegable a la cel·la.
Sobre dades no vàlides
També podeu triar què passa quan algú introdueix alguna cosa (dades no vàlides) que no està a la llista. Podeu triar el botó d'opció "Mostra l'advertència" o "Rebutja l'entrada" per a la configuració "A les dades no vàlides". L'opció "Mostra l'avís" accepta l'entrada de l'usuari però amb un avís, mentre que l'opció "Rebutja l'entrada" rebutja l'entrada completament.
Aparença
Amb l'opció Aparença, podeu donar a l'usuari una pista sobre com utilitzar la llista desplegable o quin tipus de valors s'accepten a les cel·les.
Per activar aquesta opció, seleccioneu la casella de selecció "Mostra el text d'ajuda de validació" i apareixerà un quadre de text just a sota. Escriviu les instruccions que voleu mostrar al quadre de text.
Un cop hàgiu acabat amb la configuració, feu clic al botó "Desa" per aplicar els canvis.
Com funciona el desplegable a Google Sheets
Ara, les llistes desplegables es creen a la cel·la C2:C17 i quan feu clic a una icona desplegable, es mostrarà la llista d'elements.
Ara, si un usuari introdueix un valor que no és a la llista, aquesta cel·la es marcarà com a dades no vàlides. Podeu observar el marcador a la cantonada superior esquerra de la cel·la C6. Això es deu al fet que vam triar l'opció "Mostra l'advertència" a la configuració "En dades no vàlides" al diàleg de validació de dades.
I quan passeu el cursor per sobre del marcador, veureu el missatge d'advertència.
Així és com es crea una llista desplegable dinàmica a Fulls de càlcul de Google.
Creeu un menú desplegable introduint manualment els elements a Fulls de càlcul de Google
Si voleu crear una llista desplegable estàtica i no teniu la llista d'elements en un rang de cel·les del full de càlcul, podeu especificar manualment els elements al quadre de diàleg de validació de dades.
Aquest mètode pot ser útil si només voleu crear una llista desplegable senzilla amb articles com Sí i No, Aprovat i rebutjat, En estoc i exhaurit, etc. A continuació us expliquem com ho feu:
Seleccioneu la cel·la o el grup de cel·les al qual voleu afegir una llista desplegable.
Feu clic a la pestanya "Dades" del menú i seleccioneu l'opció "Validació de dades".
Al quadre emergent de validació de dades, assegureu-vos que la cel·la o l'interval correctes estigui seleccionat al camp "Interval de cel·les".
Al menú desplegable Criteris, aquesta vegada heu de seleccionar "Llista d'elements".
Al camp que hi ha al costat, escriviu manualment els elements que voleu a la llista desplegable i assegureu-vos de separar cada element amb una coma sense espai. Per al nostre exemple, volem mostrar els gèneres, de manera que introduïm "Home, Dona i No especificat".
Podeu afegir espai dins del nom de l'element però no entre els elements. Els elements poden ser textos, dates, números, fórmules i caselles de selecció.
Assegureu-vos que l'opció "Mostra la llista desplegable a la cel·la" estigui marcada. Com que es tracta d'una llista estàtica i no volem cap altra entrada a la cel·la, hem seleccionat l'opció "Rebutja entrada".
Un cop hàgiu fet els canvis, feu clic a "Desa" per aplicar-los.
Ara, es crea un menú desplegable estàtic a cada cel·la de l'interval seleccionat. Feu clic a la icona desplegable o feu doble clic a la cel·la o premeu "Enter" a la cel·la per seleccionar un element.
Si un usuari introdueix un valor que no es troba a la llista, la validació de dades rebutja l'entrada i us mostrarà un missatge d'error. Això es deu al fet que vam triar l'opció "Rebutja entrada" per a "En dades no vàlides" a la validació de dades.
L'error informarà l'usuari que ha introduït dades no vàlides en una cel·la concreta i que ha d'introduir un dels valors especificats.
Editeu una llista desplegable a Google Sheets
Hi pot haver moments en què vulgueu afegir nous elements, canviar elements o eliminar elements d'una llista desplegable ja creada. També és possible proporcionar una nova llista d'elements a una llista desplegable preexistent.
Aneu a l'interval de cel·les o al full amb cel·les que conté la llista d'elements que heu utilitzat per a la vostra llista desplegable. Feu els canvis desitjats al contingut d'aquestes cel·les. Podeu afegir elements nous, editar els elements preexistents i eliminar elements d'aquestes cel·les.
Aquesta és la llista original que hem utilitzat abans per crear un desplegable:
Ara, hem fet pocs canvis a la llista. Hem afegit un element nou Estocolm, hem eliminat Viena i hem canviat Nova York per Nova Jersey.
També podeu editar els elements introduïts manualment al quadre de diàleg Validació de dades.
Després d'haver editat la llista d'elements, la llista desplegable s'actualitzarà automàticament. Però algunes de les entrades introduïdes anteriorment amb el menú desplegable original estan marcades com a no vàlides. Com que aquests valors s'editen a la llista, es marquen com a no vàlids.
Ara, quan feu clic al menú desplegable, obtindreu una llista desplegable recentment actualitzada.
Nota: Si afegiu o suprimiu elements a la llista, assegureu-vos de canviar la selecció d'interval als Criteris de validació de dades per mostrar tots els elements correctament a la llista desplegable.
Copieu una llista desplegable a Google Sheets
En lloc de crear la mateixa llista desplegable en diversos fulls, podeu copiar ràpidament una llista desplegable d'una cel·la a diverses cel·les en un o diversos fulls.
Podeu utilitzar el mètode senzill de copiar i enganxar per copiar ràpidament la llista desplegable.
Per fer-ho, seleccioneu la cel·la amb una llista desplegable, feu clic amb el botó dret i seleccioneu "Copia" o premeu "Ctrl + C". A continuació, seleccioneu la cel·la o l'interval de cel·les on voleu inserir la llista desplegable, feu clic amb el botó dret i seleccioneu "Enganxa" o premeu "Ctrl + V" per enganxar el desplegable.
Però aquest mètode també copiarà el format de la cel·la (color, estil, vora, etc.) així com l'entrada de la llista desplegable.
Per evitar-ho, heu d'utilitzar la funció especial d'enganxar. Aquí teniu com ho feu.
Primer, seleccioneu i copieu la cel·la (Ctrl + C) amb la llista desplegable. A continuació, seleccioneu la cel·la/l'interval en què voleu copiar la llista desplegable. Feu clic amb el botó dret a les cel·les seleccionades, amplieu l'opció "Enganxa especial" i seleccioneu l'opció "Enganxa només la validació de dades".
Això copiarà la llista desplegable a la ubicació desitjada.
Eliminar una llista desplegable a Fulls de càlcul de Google
En cas que ja no necessiteu un menú desplegable i voleu suprimir-los, podeu fer-ho fàcilment amb uns quants clics del ratolí.
Per eliminar una llista desplegable, seleccioneu la cel·la o les cel·les on voleu eliminar la llista desplegable. A continuació, feu clic al menú "Dades" i seleccioneu "Validació de dades".
Ara, feu clic al botó "Elimina la validació" a la part inferior de la finestra de diàleg de validació de dades i feu clic a "Desa".
Això és. Les vostres llistes desplegables s'eliminen. Però us deixaran amb les dades que hem introduït mitjançant aquestes llistes desplegables.
