Convideu fàcilment els assistents a les vostres reunions programades de Microsoft Teams i feu un seguiment de les seves respostes.
Les reunions virtuals poden ser esgotadores. Això ho sap tothom. Per tant, com a amfitrió de la reunió, és la vostra responsabilitat facilitar el procés tant com pugueu. Una gran part d'això es redueix a no tenir reunions improvisades tot el temps.
Tothom té moltes coses al seu calendari. I tenir un avís per endavant no només és considerat, sinó també professional. Afortunadament, és molt fàcil convidar persones a reunions de Microsoft Teams. Quan programeu una reunió a Microsoft Teams, podeu convidar persones a la reunió immediatament.
Nota: Per als comptes gratuïts i personals de Microsoft Teams, no hi ha cap opció per afegir assistents en programar una reunió. Heu d'enviar l'enllaç de la reunió manualment. L'opció d'enviar invitacions a reunions només està disponible per als comptes de Microsoft 365.
Aneu a la pestanya "Calendari" des del tauler de navegació de l'esquerra.
Feu clic al botó "Nova reunió" a l'extrem superior dret de la pantalla. S'obrirà la finestra de programació.
Posa un títol a la reunió i selecciona l'hora i la data de l'esdeveniment. A continuació, aneu a "Afegeix els assistents necessaris" per afegir les persones que voleu convidar a la reunió. Podeu convidar usuaris tant dins com fora de la vostra organització.
Per convidar usuaris de la vostra organització, escriviu els seus noms. Els equips proporcionaran suggeriments dels membres de la vostra organització. Feu clic al seu nom per afegir-los.
Per convidar usuaris de fora de la vostra organització, haureu d'introduir l'adreça electrònica completa de la persona. Premeu la tecla Intro després d'introduir la seva adreça de correu electrònic o feu clic al suggeriment "Convida" per afegir-los com a assistents a la reunió.
Per als usuaris la presència dels quals no és necessària, feu clic al botó "Opcional" al final del quadre de text.
S'ampliarà un nou camp. Introduïu aquí els participants opcionals de la mateixa manera que ho vau fer amb els assistents obligatoris. Per als membres de l'organització, introduïu el seu nom i, a continuació, seleccioneu-lo dels suggeriments d'equips. Per als membres de fora de la vostra organització, introduïu l'adreça electrònica completa.
Teams també té un assistent de programació que us permet comparar el vostre calendari amb els calendaris d'altres assistents (per als quals està disponible, de totes maneres) per trobar un horari que s'adapti a tothom. Aneu a la pestanya "Assistent de programació" per obtenir ajuda d'equips per trobar un moment adequat.
Després d'introduir tots els detalls a la finestra del programador de reunions, feu clic al botó "Enviar".
S'enviarà una invitació a tots els assistents a la reunió (obligatori i opcional) ja sigui a la seva bústia d'Outlook (per a persones de l'organització) o a la seva adreça de correu electrònic (per a persones de fora). Els usuaris poden respondre a la reunió i afegir-la al seu calendari mitjançant la invitació que heu enviat.
Podeu veure les seves RSVP als detalls de la reunió. Per veure els detalls de la reunió, feu doble clic a la reunió des del calendari. El tauler de "Seguiment" es troba a la dreta i mostra l'estat de confirmació d'assistència de tothom.
També podeu convidar més persones a la reunió després de programar la reunió inicialment. Obriu els detalls de la reunió del calendari fent-hi doble clic o seleccionant "Edita" al menú superposat.
A continuació, afegiu el nom o les adreces de correu electrònic dels assistents a la secció d'assistents "Obligatoris" o "Opcionals" i feu clic al botó "Envia actualització". Els usuaris que ja s'han afegit també rebran una invitació.
També podeu cancel·lar la reunió i tothom rebrà un correu electrònic amb l'actualització de la reunió.
Obriu els detalls de la reunió i feu clic al botó "Cancel·la reunió" a l'extrem superior esquerre de la barra d'eines de detalls de la reunió.
Apareixerà un quadre de diàleg. Podeu afegir una nota de cancel·lació si teniu un missatge per transmetre als assistents. En cas contrari, només cal que feu clic al botó "Cancel·la reunió".
I allà vas. És fàcil enviar invitacions a una reunió de Microsoft Teams. Tot el que heu de fer és afegir els usuaris que voleu convidar al programador de reunions. Microsoft també fa que sigui extremadament fàcil fer un seguiment de l'estat de les vostres invitacions o cancel·lar la reunió del tot.