Canvieu el vostre estat perquè tothom sàpiga per què no hi torneu
La gent utilitza Microsoft Teams per a la comunicació i la col·laboració amb els seus companys d'equip. De fet, tant és així, que molts usuaris han passat completament del correu electrònic a Microsoft Teams amb finalitats de comunicació.
Per tant, és natural que busqueu alguna manera a Microsoft Teams d'avisar als vostres companys d'equip quan no podeu rebre els seus missatges i no podreu respondre, de manera que no hi ha cap problema de comunicació. Tant si estàs fora del teu escriptori durant una hora, un dia o una setmana, tant si has sortit a un dinar, un seminari amb un client o si estàs de vacances, sempre és una bona pràctica deixar que el teu estat reflecteixi això i això. és exactament el que podeu fer amb un estat "Fora de l'oficina" a Microsoft Teams.
Si no sabeu quin estat hi ha a Microsoft Teams, és el punt verd/groc/vermell que apareix al costat de la vostra imatge de perfil a Microsoft Teams i indica als vostres companys de l'equip si esteu disponible o no per a una connexió.
Si estàs una mica confós amb aquesta nova opció d'estat, no és culpa teva. Com haureu notat, l'opció Fora de l'oficina no és una de les opcions estàndard disponibles a la funció "Estat" a Teams. Configurar un estat "Fora de l'oficina" a Microsoft Teams tampoc no és tan senzill com canviar el vostre estat de "Disponible" a "Ocupat" o "No molestar", cosa que podeu fer en un tres i no res.
Des d'on establir l'estat "Fora de l'oficina" als equips?
"On puc establir aquest estat Fora de l'oficina als equips si no des de l'opció Estat?" Bé, el cas és que no podeu establir un estat de fora de l'oficina de Microsoft Teams. Necessites Outlook per fer-ho.
Microsoft Teams se sincronitza amb el vostre compte d'Outlook i recull l'estat de Fora de l'oficina d'Outlook i ho reflecteix automàticament al vostre compte d'equips. Per tant, no és estrany que no trobeu l'opció d'establir l'estat immediatament. Microsoft certament no ho posa fàcil.
Com configurar fora de l'oficina a Outlook?
Per establir un estat de fora de l'oficina a Teams, heu de configurar "Respostes automàtiques" al vostre compte d'Outlook. Què són les respostes automàtiques? La funció envia un missatge automàticament a qualsevol correu electrònic que rebeu mentre està activada. Microsoft Teams veu quan tens respostes automàtiques activades a Outlook i canvia el teu estat per reflectir el teu parador.
Podeu configurar respostes automàtiques a l'Outlook tant des de l'aplicació d'escriptori com des del web d'Outlook.
Per configurar respostes automàtiques des de l'aplicació d'escriptori Outlook, obriu l'aplicació i feu clic a l'opció "Fitxer" a la barra de menús.
Ara, feu clic a l'opció "Respostes automàtiques" a la pantalla Informació del compte.
S'obrirà el quadre de diàleg per configurar les respostes automàtiques. Actualment, mostrarà "No enviar". Seleccioneu el botó d'opció "Envia respostes automàtiques".
També podeu especificar un interval de temps durant el qual enviar el missatge de fora de l'oficina. Marqueu la casella "Envia només durant aquest interval de temps" i seleccioneu la data i l'hora.
Podeu definir un missatge personalitzat amb què respondre als missatges rebuts. Ara, si utilitzeu un compte d'organització, hi haurà dues opcions per al missatge. Podeu configurar missatges diferents per a persones internes i externes a la vostra organització. Per a un compte personal, no hi haurà cap distinció. Finalment, feu clic a "D'acord" per desar els canvis.
Després d'activar les respostes fora de l'oficina, aneu a Microsoft Teams. El vostre estat canviarà a Fora de l'oficina i el missatge que hàgiu configurat a les respostes automàtiques també es mostrarà amb el vostre estat quan algú passi el cursor per sobre de la vostra foto de perfil.
Per configurar respostes automàtiques des d'Outlook per al web, aneu a outlook.live.com i inicieu sessió amb el vostre compte. A continuació, feu clic a l'opció "Configuració" (icona d'engranatge) a la cantonada superior dreta de la pantalla.
Al quadre de text de cerca, escriviu "Fora de l'oficina" o "Respostes automàtiques" i feu clic al resultat de la cerca per a la configuració de Respostes automàtiques.
S'obrirà el quadre de diàleg per a les respostes automàtiques. Activeu el commutador per a "Respostes automàtiques activades".
Si voleu enviar respostes automàtiques per a un període específic, marqueu la casella "Envia respostes només durant un període de temps" i especifiqueu la data i l'hora i configureu el vostre missatge personalitzat.
Configurar respostes automàtiques és la millor manera d'establir l'estat de Fora de l'oficina a Microsoft Teams. Podeu establir l'estat per a un període de temps especificat i també tenir un missatge personalitzat explicatiu juntament amb ell. Però definitivament no és l'única manera.
També podeu establir un estat de fora de l'oficina creant una cita al vostre calendari i establint-lo a "Fora de l'oficina". Obriu l'aplicació d'escriptori Outlook i canvieu al calendari en lloc del correu electrònic.
Feu clic a l'opció "Nova cita" al menú Inici.
S'obrirà el quadre de diàleg per crear una cita. Fes una cita per quan estiguis fora de l'oficina. Ara, feu clic a "Opcions".
Al menú desplegable al costat de "Mostra com", seleccioneu "Fora de l'oficina" i deseu la cita.
Microsoft Teams canviarà el vostre estat a Fora de l'oficina durant el temps que establiu la vostra cita a Outlook.
Ara, podeu allunyar-vos del vostre escriptori sense cap preocupació. Tothom podrà veure el vostre estat de fora de l'oficina. En els xats personals, una alerta al costat del remitent els recordarà que sou fora de l'oficina i és possible que no pugueu tornar-hi en aquest moment.