Tot el que necessites saber per utilitzar les sales de descans a Microsoft Teams
Les Breakout Rooms han recorregut un gran recorregut com a part de l'experiència de la reunió virtual, havent passat d'una raresa a convertir-se en una característica essencial. Tant si sou un equip remot que busca idees en grup com si sou un professor que vol que els estudiants treballin en tasques en grup durant la classe, les sales de treball estan allà per a vosaltres.
Microsoft Teams, també, ha afegit una funció oficial de les sales de descans al seu arsenal. Ja no us haureu de conformar amb sales de descans improvisades. Els canals disfressats com a sales d'esbarjo va ser un truc intel·ligent, però ara és hora d'acceptar la realitat. La funció Breakout Rooms de Microsoft Teams fa que sigui sorprenentment fàcil dur a terme i gestionar sessions de breakout room en una reunió.
Creació de sales de descans
Només els amfitrions/organitzadors de la reunió poden crear i moderar sales de treball a Microsoft Teams.
Nota: Actualment, la funcionalitat Breakout Room només està disponible a l'aplicació d'escriptori per a sistemes Windows i Mac.
Inicieu una reunió i aneu a la barra d'eines de reunió a la part superior de la pantalla. A continuació, feu clic a l'opció "Breakout Rooms".
Apareixerà una petita finestra per crear sales de treball. Primer, seleccioneu el nombre d'habitacions que voleu tenir al menú desplegable. Pots tenir un màxim de 50 sales de treball en equips.
A continuació, seleccioneu si voleu assignar els assistents automàticament a les sales de treball o manualment. Si seleccioneu automàticament, els equips dividiran els participants de manera uniforme a les sales de treball a l'atzar. Per il·lustrar-ho, si hi ha 6 participants diferents de tu i 3 sales de treball, s'assignarà 2 persones a cada sala.
Si trieu manualment, haureu d'assignar individualment cada assistent a una sala de treball.
Nota: Aquesta és l'única vegada que podeu escollir assignar persones automàticament a sales de grup. Un cop trieu manualment, l'única manera de fer-ho és recreant les habitacions des de zero. Però si trieu assignar persones automàticament, encara podeu assignar-les manualment d'una habitació a una altra.
Finalment, feu clic a "Crea sales".
Assignació manual de persones
Quan trieu assignar persones automàticament, no queda res més a fer que començar a utilitzar les sales. Però quan trieu el contrari, és a dir, manualment, encara queda la tasca d'assignar persones a les sales abans de poder utilitzar les sales.
El tauler de la sala de treball apareixerà a la part dreta de la pantalla. Feu clic a l'opció "Assigna participants".
La llista d'assistents disponibles per assignar apareixerà a sota de l'opció. Seleccioneu tots els participants que voleu assignar a la mateixa sala i feu clic al botó "Assigna".
Nota: Les persones que s'uneixen a la reunió amb dispositius PTSN o Teams no es poden assignar a les sales de treball en grup actualment. Podeu utilitzar la reunió principal com a sala de treball per a ells.
Apareixerà la llista d'habitacions. Seleccioneu l'habitació de les persones que heu seleccionat i s'assignaran a aquesta sala. Repetiu els passos anteriors fins que tots els participants estiguin assignats a les seves respectives sales.
Ús de Breakout Rooms
Quan estigueu preparat per traslladar els participants a les sales, feu clic a l'opció "Iniciar sales". Això mourà automàticament tots els participants a les sales assignades.
També podeu començar les sales individualment. Aneu a aquesta habitació i passeu-hi el cursor. Apareixerà la icona "Més opcions" (menú de tres punts); feu-hi clic. A continuació, seleccioneu "Obre sala" al menú.
Podeu obrir i tancar les sales de treball tantes vegades com vulgueu durant el transcurs d'una reunió.
Unir-se a una sala de descans
L'amfitrió de la reunió no forma part de cap sala de treball, però pot unir-se a qualsevol sala en qualsevol moment que vulgui. Per unir-se a una sala i interactuar amb els participants, feu clic a la icona "Més opcions" al costat d'aquesta sala i seleccioneu "Uneix-vos a la sala" al menú.
Per tornar a la reunió, feu clic al botó "Surt". Et tornarà automàticament a la reunió.
Cada vegada que torneu a la reunió principal des d'una sala de treball, la reunió s'atura. És cert tant per a l'organitzador com per als participants. Feu clic al botó "Reprèn" per continuar la reunió des del vostre final. Podeu saltar entre totes les sales de treball de la mateixa manera.
Canviar el nom d'una habitació
Hi ha algunes configuracions predeterminades a Microsoft Rooms per a Breakout Rooms que podeu canviar. Un d'ells són els noms de les habitacions. Per defecte, les sales s'anomenen Sala 1, Sala 2, etc. Per canviar el nom d'una habitació, aneu a "Més opcions" i seleccioneu "Canvia el nom de l'habitació" al menú.
A continuació, introduïu el nou nom i feu clic a "Canvia el nom de la sala" per desar els canvis. Si canvieu el nom de les sales a alguna cosa més reconeixible, és més fàcil moderar-les.
Enviament d'un anunci a les sales
Com a moderador, podeu enviar anuncis a les sales de treball, com ara, donar actualitzacions de temps, compartir suggeriments de discussió, idees, recursos útils, etc.
Aneu a "Més opcions" a la part superior de "Breakout Rooms" i seleccioneu "Fes un anunci" al menú.
A continuació, escriviu el vostre missatge i feu clic al botó "Enviar".
Els participants a les sales de treball podran llegir l'anunci des del xat. El xat de Breakout Rooms també està disponible després de la reunió a la llista principal de xats d'equips.
Tancament de les Sales
Podeu tancar totes les habitacions alhora o tancar habitacions individuals.
Feu clic a "Tanca les sales" per tancar totes les sales de treball simultàniament.
Per tancar una habitació individual, aneu a la sala i feu clic a "Més opcions". A continuació, seleccioneu "Tancar sala" al menú.
Després de tornar a la reunió principal, tothom ha de reprendre la reunió des de la suspensió.
Nota: Si voleu finalitzar la reunió principal, és important tancar primer les sales de treball. Si no ho feu, la reunió de les sales de treball continuarà.
Configuració addicional
Desactivació de l'entrada automàtica a les sales: De manera predeterminada, les sales de treball de Microsoft Teams estan configurades de manera que tan aviat com inicieu una sala, els participants es mouen automàticament a la sala. Però si no voleu l'entrada automàtica, podeu desactivar aquesta configuració. Quan la configuració està desactivada, els participants reben un missatge que els demana que s'uneixin a la sala de treball quan l'obris. Aleshores decideixen quan unir-se a la sala fent clic al botó "Unir-se".
Per desactivar aquesta configuració, aneu al tauler Sales de descans i feu clic a "Més opcions". A continuació, seleccioneu "Configuració de les habitacions" al menú. Només podeu accedir a la configuració de l'habitació quan les habitacions estiguin tancades.
A continuació, desactiveu l'opció "Mou automàticament les persones a les sales".
Permetre als participants tornar a la reunió principal: La configuració predeterminada de Microsoft Teams impedeix que els participants tornin a la reunió principal pel seu compte. Només poden unir-se a la reunió més gran quan tu, és a dir, l'amfitrió de la reunió, tanqueu la sala de treball. Per donar-los l'opció de sortir de la sala de descans, activeu aquesta opció de configuració.
Aneu a la icona "Més opcions" i seleccioneu "Configuració de les habitacions". A continuació, activeu l'opció "Els participants poden tornar a la reunió principal". En fer-ho, s'afegirà un botó "Surt" a la sala de treball per als participants, tal com ha fet l'amfitrió.
Moure persones: Per moure algú d'una sala de treball a una altra, aneu a la sala on es troba actualment i feu-hi clic. Apareixerà la llista de tots els participants de la sala.
Seleccioneu els noms de les persones que voleu moure i feu clic al botó "Assigna". A continuació, seleccioneu una altra sala per traslladar-los o seleccioneu "Sense assignar" per treure-los completament de les sales de grup.
Afegeix i elimina sales: També podeu afegir més sales o suprimir sales actuals en un moment de la reunió.
Per afegir una habitació, aneu al tauler de la sala de treball i feu clic a l'opció "Afegeix una habitació". Es crearà una habitació nova a l'instant.
Per eliminar una habitació, aneu a la sala i feu clic a "Més opcions". A continuació, seleccioneu "Eliminar habitació" al menú.
Recreeu les habitacions: En qualsevol moment, si voleu eliminar completament les sales de treball existents i començar des de zero, també és possible. Aneu a "Més opcions" a la part superior del tauler de sales de treball i, a continuació, seleccioneu "Recrear sales" al menú. Les sales existents se suprimiran i la finestra per crear sales tornarà a aparèixer.
Pot ser difícil tenir debats oberts o significatius en reunions grans, especialment quan es necessita creativitat. Les sales de descans ajuden les persones a fer una pluja d'idees de manera eficient en grups més petits.