Aclaparat per la gran quantitat de funcions disponibles a Google Chat Spaces? Necessites una guia fàcil i ràpida? Bé, t'acaben de servir!
Des que va passar aquesta pandèmia, la comunicació efectiva ha estat un repte important per a gairebé totes les organitzacions. Encara que odiem admetre-ho, tots som culpables d'una mala comunicació, d'una manera o dues. O massa comunicació impedeix que es faci cap treball o massa poca comunicació fa que el treball equivocat es lliura.
Bé, Spaces és la resposta de Google a aquest problema de comunicació. Els espais sempre han estat un lloc on els equips necessitaven un espai central on la gent pugui compartir fitxers, assignar tasques i mantenir-se connectat per a projectes a llarg termini.
Com que Gmail té un abast d'1.800 milions de persones, cap altra plataforma de col·laboració s'acosta a la competència. Això és útil quan voleu col·laborar amb un recurs extern per col·laborar en un projecte, i ningú ha de descarregar una altra aplicació especialment per fer un seguiment d'aquest únic projecte.
Aquesta mamut de població de plataforma també podria ser la raó per la qual Google va decidir mantenir el límit de membres en un "Espai" per ser la friolera de 8.000 persones.
Si us acabeu d'unir a aquesta plataforma en creixement o voleu un curs ràpid d'actualització de les seves característiques, aquesta guia serveix per a tots.
Creeu un espai a Google Chat Spaces
Primer, aneu a chat.google.com i inicieu sessió al vostre compte. Per crear un espai, toqueu la icona "+" a la pestanya "Espais". A continuació, feu clic a l'opció "Crea espai".
Ara, doneu un nom adequat a l'espai. També podeu triar una icona/emoji si ho voleu. A continuació, escriviu el nom o les adreces de correu electrònic de les persones que voleu afegir a aquest espai específic.
Un cop hàgiu acabat d'afegir persones, toqueu el botó "Crea" per crear l'espai.
Unir-se a un espai a Google Chat Spaces
És probable que, més que crear un espai, us uniu a un. Per tant, és important saber on buscar una invitació.
Per unir-vos a un espai, aneu a la icona "+" de la pestanya Espais de la barra lateral. A continuació, feu clic a l'opció "Examinar espais" de la llista.
Ara, veureu tots els grups als quals se us ha sol·licitat unir-se. Feu clic a la icona "+" de la pestanya Espai en particular per unir-vos. També podeu cercar una invitació concreta escrivint el nom de l'espai al camp "Nom de l'espai".
Previsualitza un espai abans d'unir-te
Hi pot haver invitacions d'Space que no reconegueu o només voleu mirar els participants i els missatges abans de prendre la vostra decisió.
Per previsualitzar un espai abans d'unir-vos, aneu a l'opció "Examinar l'espai" seleccionant la icona "+" a la barra lateral.
Ara, mentre passeu el cursor per sobre del nom de l'espai, podreu veure l'opció "Vista prèvia". Feu clic a l'opció "Vista prèvia" per obtenir una ullada ràpida a l'espai.
Podreu "Unir-vos" o "Bloquejar" l'espai des de les opcions disponibles a l'extrem inferior dret de la finestra de vista prèvia.
Per veure la llista completa de membres presents a l'Espai. Feu clic a la icona de quirats invertits situada just al costat del nom del grup. A continuació, trieu l'opció "Mostra els membres" de la llista desplegable.
Podreu veure la llista de socis presents, així com els socis als quals se'ls sol·licita la incorporació.
Comprovant les invitacions de correu brossa
Igual que el correu, algunes de les invitacions legítimes d'Space poden acabar a la llista de correu brossa. Assegureu-vos de comprovar-ho quan no pugueu localitzar una invitació que esteu esperant.
Igual que els passos anteriors, trieu l'opció "Examinar espais" de la llista de la barra lateral.
Ara, feu clic al menú de kebab (tres punts verticals). A continuació, feu clic a l'opció "Invitacions de correu brossa" per veure totes les invitacions que han acabat com a correu brossa.
Esmentar algú en un espai de xat de Google
Gairebé sempre el vostre espai de xat de Google tindrà molta gent i no podeu enviar un missatge sense mencionar la persona en qüestió. Així, per controlar el pandemoni, podeu dirigir el vostre missatge a una persona concreta.
Per esmentar una persona concreta, escriviu "@" i després el nom d'ella. També podreu escollir la persona interessada d'una llista emergent prement Entra o fent clic a l'opció.
Compartint fitxers a Google Chat Spaces
Compartir fitxers a l'espai és molt útil i una característica crucial per tenir, ja que és útil en nombroses situacions.
Carregueu un fitxer local
Primer, aneu a l'"espai" que voleu carregar el fitxer. A continuació, feu clic a la icona "fletxa cap amunt" de la secció inferior de la pantalla.
Ara, navegueu pel fitxer de la vostra unitat que voleu compartir. Feu doble clic en un fitxer per triar-lo.
Un cop triat, podeu afegir informació textual per proporcionar context al fitxer o prémer el botó d'enviament per compartir el fitxer amb tothom.
Afegeix un fitxer de Drive
Primer, aneu a l'"espai" que voleu carregar el fitxer. Després d'això, feu clic a la icona "Drive" a la cantonada inferior dreta de la pantalla.
Ara, navegueu pel fitxer de la vostra unitat que voleu compartir. Feu doble clic en un fitxer per triar-lo.
Un cop triat, podeu afegir informació textual per proporcionar context al fitxer o prémer el botó d'enviament per compartir el fitxer amb tothom. Google Chat Spaces actualitzarà automàticament les preferències del fitxer perquè tothom pugui veure'l.
Crea un document nou
Pots crear un document nou directament des de la finestra de xat de l'espai. Es desarà a la teva unitat i es compartirà a l'instant amb els membres actuals d'aquest espai específic.
Per crear un nou document per a l'Espai. Feu clic a la icona "Crea un document nou" a la secció inferior dreta de la finestra de xat.
Podreu triar el tipus de document que voleu crear. Les opcions inclouen Fulls de càlcul de Google, Documents i Presentacions. Feu clic a la vostra opció preferida.
A continuació, introduïu el nom del document compartit i feu clic al botó "Comparteix" per compartir el document.
Després d'això, el document s'obrirà en una vista de costat amb xat per oferir la màxima experiència de col·laboració.
Localització d'un fitxer al xat
Sovint voleu localitzar ràpidament un fitxer i necessiteu veure els missatges compartits amb ell. Bé, Google no us permetrà desplaçar-vos per centenars de missatges.
Des de la finestra de xat d'un espai concret, aneu a la pestanya "Fitxers" situada a la secció superior de la pantalla.
Podreu veure la llista de tots els fitxers compartits a l'Espai. Ara, feu clic a l'opció "Mostra al xat" que hi ha a l'extrem dret d'un fitxer concret.
Afegeix i assigna tasques a Google Chat Spaces
Afegir i assignar tasques és una gran característica de Google Chat Spaces. Exploreu-lo en detall.
Per crear una tasca, aneu a la pestanya "Tasques" de la secció superior de la pantalla.
Ara, feu clic a l'opció "Afegeix una tasca d'espai" per afegir una tasca. Alternativament, podeu prémer Entra per crear una tasca també.
Nota: La secció de tasques admet tecles de drecera per a la majoria de les accions. Per mostrar la llista de dreceres compatibles, premeu Ctrl+/.
A continuació, poseu a la tasca un títol adequat i afegiu-hi alguns detalls, si n'hi ha. Podeu prémer Entra per inserir una nova línia a la secció de detalls.
Ara, premeu Tab o feu clic a l'opció "Afegeix data/hora" per establir una data límit per a la vostra tasca.
Després d'això, seleccioneu la data i l'hora del dia per completar la tasca i, a continuació, feu clic a "D'acord" per confirmar.
Nota: Per desfer qualsevol acció, premeu Ctrl+Z
Ara, premeu Tab o feu clic a "Assigna" per assignar un assignat per a la tasca.
Ara, introduïu el nom o l'adreça de correu electrònic de la persona a la qual voleu assignar la tasca.
Després d'això, premeu Tab aleshores Entra. En cas contrari, feu clic al botó "Afegeix" per afegir la tasca.
Suprimir una tasca
Per suprimir una tasca, premeu la icona "Paperera" a l'extrem dret d'un element de tasca de la llista.
Ara, feu clic a suprimeix per confirmar l'eliminació de la tasca seleccionada.
Classificació de tasques
Les tasques també es poden ordenar per tenir una millor visibilitat i proporcionar relativament més rastreig.
Per ordenar les tasques, aneu a la pestanya "Tasques" i feu clic al menú de kebab (tres punts verticals). A continuació, trieu l'ordre Data, Assignatari o Espai per veure les tasques en aquest ordre específic.
Afegir un esdeveniment de calendari a Google Chat Spaces
Els esdeveniments del calendari poden servir per a molts propòsits. Que sigui per a una reunió general de l'equip, o una data límit propera, o el dia de la fundació de l'organització. La funció d'esdeveniments del calendari mai us fallarà.
Per afegir un esdeveniment al calendari. Feu clic a la icona "Calendari" de la secció inferior de la finestra de xat d'Spaces.
Ara, toqueu la icona de quirats per obrir tots els configurables per a l'esdeveniment del calendari.
Per establir la data i l'hora de l'esdeveniment del calendari, feu clic a la data o l'hora respectivament per configurar cada component individualment.
Si l'esdeveniment que esteu afegint és recurrent, feu clic a l'opció "No es repeteix" per establir una repetició de l'esdeveniment des del menú desplegable.
Per afegir més espais o persones per a l'esdeveniment, feu clic a l'opció "Afegeix convidats" i introduïu el nom de l'espai o l'adreça de correu electrònic de la persona que voleu afegir.
Per establir el nivell de permís per als vostres convidats, toqueu l'opció "Permisos de convidat" per veure els permisos donats. Marqueu o desmarqueu els elements adequats de la llista per proporcionar o denegar l'accés als convidats.
Ara, si es tracta d'una reunió a l'aire lliure en un lloc específic. També podeu triar la ubicació des de l'opció "afegir ubicació".
Si voleu incloure un enllaç per a un Google Meet, ja que la majoria de parts del món estan tancades o no són segurs per sortir. Feu clic a l'opció "Afegeix una videoconferència de Google Meet" i s'inclourà un enllaç per a la reunió amb la invitació enviada a tots els convidats.
Després d'això, si voleu afegir informació sobre la reunió, com demanar a tothom que porti els seus ordinadors portàtils per a una reunió a l'aire lliure o simplement un resum dels temes de la trobada. Podeu fer-ho fent clic i introduint els detalls a l'opció "Afegeix descripció".
A continuació, si no voleu que altres persones vegin aquesta reunió al vostre calendari o voleu amagar els participants a causa del caràcter confidencial de la reunió. Podeu fer-ho fent clic a l'opció "Visibilitat" i canviant-la a "Privat" per amagar la reunió i els participants.
Per últim, també podeu establir l'hora per enviar un recordatori de la reunió a tots els convidats. Trieu la vostra opció preferida a la llista desplegable.
Ara, feu clic a "Desa i comparteix" a la cantonada inferior dreta del panell.
A continuació, per enviar un correu d'invitació als participants, feu clic a l'opció "Enviar". Si no voleu enviar invitacions, feu clic a l'opció "No enviar" o si voleu canviar alguna cosa, feu clic a l'opció "Torna a l'edició".
Crear/unir-se a reunions de Google Meet des de Google Chat Spaces
Meet from Google és molt fiable i sobretot en moments com aquests, una de les millors alternatives per tenir una discussió cara a cara sense companys. Des de l'actualització de Google Chat, Meet s'ha integrat perfectament amb Spaces per millorar la productivitat i reduir el canvi d'aplicacions.
Hi ha dues maneres d'incorporar un Google Meet al vostre espai. Anem a comprovar-los tots dos.
Coneix des del xat en un clic
Hi ha situacions en què no podeu esperar fins al vespre o l'endemà per parlar d'un desenvolupament recent del projecte. Ja siguin comentaris del client sobre un mòdul en concret o acabes de descobrir un error important. Convocar Meet és tan fàcil com és possible.
Per a una reunió improvisada, aneu a la finestra de xat de l'espai específic. A continuació, afegiu una mica de context textual perquè la gent pugui preparar-se mentalment per fer-ho tota la nit.
Ara, feu clic a la icona de la càmera de vídeo a l'extrem inferior dret de la finestra. Després d'això, premeu enviar per enviar l'enllaç per unir-vos al Meet.
Afegeix Meet a un esdeveniment existent
Sabem el que diràs, acabem de mostrar-te una manera d'incorporar Google Meet quan crees un nou esdeveniment del calendari. Però, què passa si ja heu creat un esdeveniment i ara voleu inserir un enllaç de Meet? Bé, llegiu.
Per afegir un enllaç de Google Meet a un esdeveniment existent. Feu clic a la icona "Calendari" que hi ha a l'extrem dret de la pantalla, just a sota de la icona del vostre compte.
Ara, feu clic a l'esdeveniment existent al qual voleu afegir l'enllaç de Google Meet.
A continuació, feu clic a la icona "Edita l'esdeveniment" per obrir les configuracions d'esdeveniment.
Després d'això, feu clic a l'opció "Afegeix una conferència de Google Meet" per afegir l'enllaç de Meet.
Ara, feu clic a "Desa" per confirmar els vostres canvis.
Després d'això, podeu optar per enviar la invitació a tots els convidats amb la informació actualitzada. Per fer-ho, feu clic a l'opció "Enviar". També podeu afegir context per afegir l'enllaç de Meet, de manera que els participants sàpiguen per què han rebut la invitació una vegada més.
Consells ràpids de Google Chat Spaces
Aquí teniu alguns consells ràpids per a Google Chat Spaces. Aquests consells us ajudaran a utilitzar Spaces de manera més eficient que mai, ja que us coneixereu cada racó i racó.
Canvia el nom de l'espai i l'emoji
Primer, toqueu el nom dels espais a la secció superior de la pantalla. A continuació, feu clic a l'opció "Edita el nom i l'emoji".
Gestió de les notificacions de l'espai
Hi ha moltes vegades en què un espai és especialment conversador o centenars de missatges arriben i dificulten la vostra productivitat.
Notificar menys
Per rebre només notificacions quan se't mencioni. Feu clic al menú de kebab (tres punts verticals) situat al costat del nom de l'espai a la barra lateral. A continuació, feu clic a l'opció "Notificacions" de la llista.
Ara, feu clic a l'opció "Notificar menys" per rebre només notificacions quan se us mencioni. A continuació, feu clic a desa per confirmar els vostres canvis.
Desactiva les notificacions
També podeu desactivar completament les notificacions d'un espai concret. Tanmateix, Google us enviarà correu electrònic per a qualsevol menció no llegida.
Primer, feu clic al menú de kebab (tres punts verticals) situat al costat del nom de l'espai a la barra lateral. Després d'això, feu clic a l'opció "Notificacions" de la llista.
A continuació, feu clic a l'opció "Notificacions desactivades" i premeu Desa per confirmar els vostres canvis.
Veure els membres actuals en línia
Si alguna vegada sorgeix la necessitat de veure quins dels membres de l'Espai es troben actualment en línia. Google té una disposició addicional per a això.
A la finestra de xat de l'espai, feu clic al nom de l'espai. A continuació, feu clic a l'opció de visualització dels membres de la llista.
Ara, per identificar els membres actualment en línia, busqueu el punt verd al costat del seu nom a la llista.
Obre un fitxer compartit a la vista de costat al xat
Hi pot haver moments en què vulgueu veure un fitxer compartit a Google Chat Space i tenir la finestra de xat oberta per prendre una decisió ràpida en la mateixa línia.
Per obrir un fitxer a la vista de costat, localitzeu el fitxer al xat i feu clic a la icona "Obre al xat" per obrir el document i també tenir la finestra de xat fixada al costat.
Minimitza la finestra de l'espai de xat de Google
La finestra de xat de Google Space s'obre de manera predeterminada maximizada. Pot crear una mica d'inconvenient quan intenteu tenir més d'una conversa. Tanmateix, podeu minimitzar i canviar la mida segons les vostres necessitats.
Per minimitzar la finestra de xat d'un espai concret, feu clic a la icona de fletxa cap a dins.
El xat de l'espai ara es reduirà al mínim i es localitzarà a la secció inferior de la pantalla.
Canvia la mida d'una finestra de xat
Canviar la mida d'una finestra pot ser útil quan els missatges que arriben a l'espai són una mica llargs i, per tant, esdevenen una mica feixucs de llegir en una finestra més petita.
Canvia la mida verticalment
En una pestanya minimitzada d'un espai concret, passeu el ratolí a la vora superior de la finestra. Quan veieu una icona de fletxa cap amunt, feu clic i manteniu premut el botó del ratolí i arrossegueu cap amunt per canviar la mida de la finestra.
Canvia la mida horitzontalment
En una pestanya minimitzada d'un espai concret, passeu el ratolí a banda i banda de la finestra. Quan vegeu una icona de fletxa lateral, feu clic i manteniu premut el botó del ratolí i arrossegueu cap als costats per canviar la mida de la finestra.
Canvia la mida en diagonal
En una pestanya minimitzada d'un espai concret, passeu el ratolí a la vora de la cantonada de la finestra. Quan veieu una icona de fletxa en diagonal, feu clic i manteniu premut el botó del ratolí i arrossegueu en diagonal per canviar la mida de la finestra.
Fixa un espai
Sempre podeu fixar un espai a la part superior de la secció Espai perquè aparegui sempre, independentment dels missatges no llegits del vostre conjunt d'espais.
Per fixar un espai, feu clic al menú de kebab (tres punts verticals) situat just al costat del nom de l'espai i feu clic a l'opció "Pin" de la llista.
Bé, això és tot el que cal saber sobre Google Chat Spaces. Ara, sigueu un comunicador eficient i un col·laborador igualment eficaç.